LA LEÇON N°03 : FICHE DE POSTES DE TRAVAIL

LA LEÇON N°03 : FICHE DE POSTES DE TRAVAIL

PLAN DE LEÇON N°03 :

I- DEFINITION, UTILISATION, OBJECTIFS ET ELEMENTS DE LA FICHE DE POSTE DE TRAVAIL

1- Définition de la Fiche de poste

2- Utilisations de la Fiche de poste

3- Objectifs de la Fiche de poste

4- Eléments de la Fiche de poste

II- LES ETAPES ET LES TECHNIQUES D’ELABORATION D’UNE FICHE DE POSTE DU TRAVAIL

1- Les étapes

2- Les techniques

3- Model d’une fiche de poste

I- DEFINITION, UTILISATION, OBJECTIFS ET ELEMENTS DE LA FICHE DE POSTE DE TRAVAIL:

1- Définition de la Fiche de poste:

La fiche de poste est un document d’une ou plusieurs pages décrivant certaines caractéristiques de la fonction exercée par le salarié dans une structure donnée. Le poste y est décrit tel qu’il est tenu par le salarié en prenant en compte son environnement de travail et la mission qui lui est confiée. La fiche de poste décrit les missions et activités qui incombent à un agent dans une structure donnée (service, unité...). Elle précise sa situation au sein de cette structure : situation fonctionnelle, positionnement hiérarchique, responsabilités exercées, spécificités (déplacements, horaires,....). Cependant, plusieurs missions et activités seront communes aux deux postes : mettre en oeuvre les dispositions réglementaires liées à la gestion des agents, encadrer le personnel chargé de la gestion de la paie.

D’une manière générale, les fiches de poste décrivent les missions et activités incombant à un agent dans une structure donnée, ainsi que leur situation générale, fonctionnelle, hiérarchique.... au sein de cette structure ; elles sont traditionnellement utilisées dans le cadre du recrutement interne des agents. 

Cette utilisation n’est pas la seule possible et, en fonction des informations qui les constituent, elles peuvent être le support de nombreux suivis en matière de gestion des agents, de leurs compétences, de leur professionnalisation, etc. Or, les services déplorent aujourd’hui, dans de nombreux cas, l’imprécision des fiches de poste existantes, voire leur absence ; ils sont ainsi nombreux à souhaiter disposer d’informations leur permettant de finaliser un outil en fonction de leurs besoins ainsi que de le construire.

2- Utilisation de fiche de poste :

Les fiches de poste sont traditionnellement utilisées dans le cadre du recrutement interne des agents. Cette utilisation n’est pas la seule possible et, en fonction des informations qui les constituent, elles peuvent être le support de nombreux suivis en matière de gestion des agents, de leurs compétences, de leur professionnalisation, etc. La fiche de poste constitue ainsi un outil de dialogue et de gestion entre un agent et le responsable de son unité. On peu résumer les trois utilités d’une fiche de poste :

La fiche de poste est un outil de communication: qui permet un dialogue personnalisé entre un supérieur hiérarchique et son collaborateur :

- Le responsable hiérarchique indique ce qu’il attend du poste;

- Le titulaire expose comment il comprend le poste.

La fiche de poste est un outil de clarification: qui décrit les éléments fondamentaux d’une situation professionnelle :

- l’intitulé du poste ;

- L’identité du titulaire ;

- La situation du poste dans l’organisation ;

- La finalité du poste ;

- Le contexte ;

- Les missions ;

- Les activités ;

- Les compétences requises.

La fiche de poste est un cadre de référence commun : à partir duquel sont formalisés :

- La définition d’objectifs professionnels ;

- Le bilan d’activité.

2- Objectifs de fiche de poste :

2.1- Pour le salarié:

- Identifier les missions et activités qu’il a à exercer, ses marges de manoeuvres, ses interlocuteurs, les moyens dont il dispose ainsi que les évolutions possibles.

- Voir son travail connu et reconnu par sa hiérarchie.

- Demander les formations nécessaires par rapport à ses missions.

- Prendre connaissance des critères sur lesquels il sera évalué par son supérieur hiérarchique.

2.2- Pour le responsable:

- Préparer les recrutements pour la présentation du poste aux candidats ou la rédaction de l’annonce.

- Identifier les activités exercées par le salarié et en déduire les risques et les mesures de prévention à prévoir.

- Faciliter une meilleure délégation et prise d’autonomie et améliorer l’organisation du travail à l’intérieur du service, notamment en cas de nouvelles classifications.

- Réaliser les entretiens annuels d’évaluation en se basant sur les critères objectifs fixés dans cet outil pour évaluer la performance et les compétences professionnelles du salarié.

- Proposer au salarié des formations adaptées aux exigences du poste.

- Recadrer un salarié par rapport à son poste.

- Justificatif auprès de la sécurité sociale (maladie professionnelle; inaptitude,…).

3- Les éléments de la fiche de poste:

On peut distinguer divers types d’éléments:

- Les éléments relatifs à la présentation générale de la situation de travail et à ses conditions d’exercice.

- Les éléments relatifs à la description des missions et activités afférentes au poste.

- Les éléments relatifs aux compétences et ressources requises pour l’exercice des missions et activités : (ces derniers éléments sont souvent peu ou pas développés

3.1- Les éléments relatifs à la Présentation générale de la situation de travail et de ses conditions d’exercice:

a- Intitulé du poste: Il s’agit de la dénomination officielle ou titre de la situation de travail (on utilise souvent la dé nomination contextualité d’un emploi-type), mais il peut s’agir de dénominations spécifiques adaptées à des situations particulières. Exemples: chef de subdivision gestion/urbanisme.

b- Position du poste au sein de l’unité (service, subdivision, cellule.... etc) : Il s’agit de situer le poste sur l’organigramme. Il convient de décrire tant les relations fonctionnelles que les relations hiérarchiques. Dans le cas d’un poste d’encadrement, il convient d’indiquer le nombre de personnes en responsabilité, ainsi que leur catégorie statutaire. Dans le cas d’un poste sans fonction d’encadrement on précise les délégations consenties et s’il y a lieu la composition de l’équipe de travail. Toute précision jugée utiles relatives aux autres partenaires de travail peuvent également être apportées.

c- Catégorie statutaire du titulaire du poste : Catégories, corps, grades, etc.

d- Description des missions et enjeux de l’unité : Il s’agit d’expliciter le rôle particulier de l’unité au sein du service, ainsi que les principaux aspects stratégiques de son intervention. Ces informations, souvent absentes de la fiche de poste en tant que telles, doivent cependant être accessibles pour une meilleure compréhension du poste même, ainsi que des compétences essentielles à développer.

e- Les spécificités du poste: Cette rubrique est ouverte ; on peut y trouver des éléments :

- Matériels (déplacements fréquents, astreintes diverses, logement de fonction, ...),

- Relatifs aux compétences et ressources très stratégiques ou très spécifiques à ce poste (cf. la partie relative aux compétences et ressources),

- D’une manière générale, toute information jugées utile.

3.2- Les éléments relatifs à la description des missions et activités afférentes au poste :

a- Les mission : les missions expriment le sens du poste et correspondent à ses différentes finalités. Elles sont généralement déclinées par grand domaine ou secteur d’activité. Elles permettent de répondre à la question : pourquoi ce poste ? Exemples : - Suivre pour le compte de l’état, la politique locale, en matière de prévention des risques naturels. - Manager un service.

b- Les activités : Les activités décrivent ce qui doit être effectué pour réaliser les missions relatives au poste. Il s’agit du niveau le plus fondamental de la description du poste (d’ailleurs, c’est à partir des activités que seront définies les compétences). Elles permettent de répondre à la question : Que fait-on dans ce poste ? Exemples:

 Vérifier l’adéquation des P.O.S. au plan de prévention des risques ;

 Définir les délégations consenties aux collaborateurs ;

 Contrôler l’exécution du budget.

Cette partie relative aux missions et activités constitue le coeur de la fiche de poste ; elle sert de référence, quelle que soit la destination de la fiche de poste.

Attention : Il est possible de sous-découper les activités en Taches. Cette opération est la plupart du temps d’un degré de précision inutile, dans le cadre habituel d’une fiche de poste, mais peut s’avérer utile pour décrire des activités délicates ou très spécifiques.

3.3- Les éléments relatifs aux Principales compétences et ressources requises pour l’exercice des missions et activités:

Les compétences correspondent à la mobilisation et à la combinaison dans l’action d’un certain nombre de ressources personnelles et de l’environnement professionnel. Elles décrivent la façon dont un agent doit s’y prendre pour mener à bien ses activités. Exemple de compétence :

- Etre capable de repérer toute anomalie en matière de régularité et d’opportunité de l’exécution des dépenses.

- Les ressources personnelles sont généralement classées en connaissances, savoir-faire « techniques ou relationnels » et aptitudes. Exemple de ressources :

 connaître les règles de la comptabilité budgétaire, savoir lire les documents comptables issus de CASSIOPEE ou NDL,

 faire preuve de rigueur et de sens de la prévision en matière de planification des dépenses.

Actuellement, cette partie est souvent non traitée ou seulement de manière sommaire, généralement sous la rubrique « profil » où l’on trouve tout à la fois des indications relatives aux qualifications et diplômes, à l’expérience, aux emplois déjà tenus, et des indications relatives à certaines ressources, les compétences en tant que telles étant rarement indiquées. Par ailleurs, en matière de gestion collective d’un service, l’introduction systématique des compétences et ressources dans les fiches de poste est un levier pour inciter à la pratique concrète et généralisée de la gestion des ressources humaines par les compétences.

CONCLUSION :

L'analyse des postes (emplois) se définit comme étant un processus qui permet de constater, par l'observation et par l'étude, et de rapporter l'information pertinente qui concerne la nature d'un poste spécifique.

L’analyse des postes permet de décrire les diverses composants d’un poste :

- Description des emplois; les taches, les responsabilités et le contexte de travail

- Spécification des emplois les habiletés, les connaissances et les comportements requis

Le vocabulaire de l'analyse des postes: Une activité(ou opération) : Est une composante d'une tâche qui peut être observée mesurée. Une tâche: Partie D’un emploi ou d’un poste, demandant un effort Physique ou mental en vue de l’atteinte d’un objectif Un poste: Ensemble de Taches, de devoirs et de responsabilités. Un emploi: C'est un groupe de postes dont les Taches et les responsabilités se ressemblent au point qu'une seule analyse de poste suffit.

Une profession (ou métier): Représente un groupe d'emploi comportant des Taches semblables ou apparentées qui exigent une qualification, des connaissances et des capacités semblables . Fonction : Familièrement le mot “sommaire de Taches” dans la description d’un emploi.

Le processus d’analyse des emplois comprend généralement six étapes : Préparation, identification des emplois, choix de la méthode d’analyste, recueil de l'information, rédaction des descriptions d ‘emplois, spécification des emplois.

Les méthodes le plus fréquemment utilisées sont les suivantes : L’observation, les entrevues avec le ou les titulaires des postes, rencontres avec les spécialistes de l’analyse des postes, les questionnaires structurés ou non structurés, Le Journal, la conférence technique.

La fiche de poste est un document d’une ou plusieurs pages décrivant certaines caractéristiques de la fonction exercée par le salarié dans une structure donnée. D’une manière générale, les fiches de poste décrivent les missions et activités incombant à un salarie dans une structure donnée, ainsi que leur situation générale, fonctionnelle, hiérarchique.... au sein de cette structure ; elles sont traditionnellement utilisées dans le cadre du recrutement ; planification des RH, évaluation de rendement, formation, conditions de sécurité, gestion de carrière professionnelle.. ex.

On peut distinguer divers types d’éléments de la fiche de poste :

- Les éléments relatifs à la présentation générale de la situation de travail et à ses conditions d’exercice( Intitulé du poste , Position du poste , Catégorie statutaire du titulaire du poste ,Description des missions et enjeux de l’unité ,Les spécificités du poste ).

- Les éléments relatifs à la description des missions et activités afférentes au poste. - Les

- Eléments relatifs aux compétences et ressources requises pour l’exercice des missions et activités.