CHAPITRE N° 07 : FONCTION DE CONTRÔLE

CHAPITRE N° 07 : FONCTION DE CONTRÔLE

PLAN DU CHAPITRE N° 07 :

INTRODUCTION

I- NOTION DE LA FONCTION DE CONTRÔLE

1- Définition de contrôle

2- Importance de contrôle

3- Objectifs de contrôle

4- Types de contrôle

II- PHASES DU CONTRÔLE ADMINISTRATIF

1- Détermination des normes

2- Mesurer la performance et analyser les causes d’écarts

3- Correction d’écarts

III- MOYENS ET OUTILS DE CONTRÔLE

1- Budgets prévisionnels

2- Audit interne

3- Cercles de qualité

4- Observation personnelle

5- La direction par objectifs

INTRODUCTION : 

Nous avons vu dans les cours précédents de management des organisations les trois fonctions administratives : la planification, l'organisation et l'orientation, et nous allons aborder dans cette partie la dernière fonction qui est le Contrôle.

Le Contrôle est la quatrième fonction administrative (planification, organisation, orientation, contrôle), il est étroitement lié à la fonction de la planification, puisque c’est celle-ci qui établit les normes et les niveaux de performance à partir des quels se mesure et se compare la performance réalisée et planifiée, se dégage les écarts et les erreurs qu’il faut corrigés.

Le directeur est en mesure de modifier les plans, de redéfinir les tâches et les devoirs des individus par le processus de contrôle. Il ne faut donc pas le considéré comme un processus indépendant et séparé du reste des autres fonctions, mais bien au contraire le contrôle doit se faire dans un contexte qui regroupera l'ensemble des autres fonctions.

Nous allons aborder dans ce cours la fonction de contrôle en la définissant et en citant ses types, ses étapes et ses outils.

I- NOTION DE LA FONCTION DE CONTRÔLE :

1- Définition de contrôle :

Le contrôle est la quatrième fonction administrative qui conclut la notion générale du processus administratif, on peut la définir de plusieurs manières, à savoir :

Définition n°01 : Le contrôle est une fonction administrative qui veille à mesurer et corriger la performance des subordonnés dans le but de vérifier que les objectifs et les plans ont été réalisés, c’est donc une fonction qui permet au leader de certifier que ce qui a était réalisé correspond à ce qui a était prévu.

Le contrôle est une fonction qui mesure et corrige la performance pour garantir l’atteinte des objectifs fixés par l’organisation.

Définition n°02 : Le contrôle est de faire les choses en fonction de la manière et des plans élaborés, c’est donc une façon de corroborer deux (02) variables : la performance réelle dans le travail et l'ensemble des dispositions mis à priori pour l’exécution de ce travail.

Définition°03 : Henry Fayol définit le contrôle comme un moyen de s’assurer que tout (actions, individus, équipements,…) est fait sur la base du plan et des directives établis, et son but est de soulever les faiblesses et les erreurs pour apporter des mesures correctrices afin d’éviter qu’elles se répètent à l’avenir.

Définition n°04 : Le contrôle est la fonction qui vise à permettre pour chaque chef ou leader d’attester que ce qui a était réalisé correspond à ce qui a était planifié.

Nous pourrons donc déduire à partir de ces définitions que le contrôle vise à vérifier à quel point les objectifs fixés sont-ils atteints et à connaître les obstacles qui peuvent interférés dans la réalisation des objectifs afin de les modifiés et de corriger les écarts.

2- Importance de contrôle :

Le contrôle est un processus continu qui vise à s’assurer de faire le travail ou l'activité en fonction du délai prévu, des coûts estimés et du résultat escompté. Son importance est en rapport avec les points ci-contre :

- Le travail est exécuté par un élément humain qui est donc sujet à l'erreur et à la déviation, ce qui nécessite de le surveiller pour éviter l'erreur et corriger les écarts ;

- L'existence d'un intervalle de temps entre le processus de planification (fixation des objectifs, détermination des niveaux de performances,…) et le processus d’exécution, au cours duquel peuvent se produire des changements dans l’environnement interne ou externe de l’organisation, ou les deux (02) en même temps ce qui se traduit par une différence entre la performance prévue et la performance réelle. Le rôle du contrôle consiste dans ce cas à déterminer ces différences et à les corriger ;

- Les organisations se caractérisent par la grandeur de leur taille, la diversité de leurs activités et la multiplicité de leurs employés ce qui les force à contrôler leurs activités afin de s’assurer qu’elles fonctionnent selon les plans élaborés et qu’elles puissent identifier les problèmes de réalisation pour les résoudre.

On peut mesurer l’importance du contrôle en imaginant son absence et les conséquences qui peuvent en résulter :

 Le gaspillage des ressources matérielles ;

 Perte de temps ou manque d'efficacité dans son utilisation ;

 La lenteur dans la réalisation du travail ;

 La baisse de productivité ;

 L’apparition et la prolifération de nombreux problèmes ;

 La non-atteinte des objectifs et la difficulté à juger l’efficacité de l'organisation.

3- Les objectifs de contrôle :

L'objectif principal de contrôle consiste à aider l'administration à attester que la performance réelle est en conformité avec les plans élaborés. Cependant, il y a des objectifs secondaires de contrôle, qui comprennent :

- Unifier les attitudes nécessaires pour l’exécution des plans ;

- Aider à la planification et à la replanification ;

- Réduire les risques d'erreurs lors de l'élaboration des plans ;

- Identifier les étapes d’exécution et suivre les progrès ;

- Réaliser la coopération entre les unités et les départements qui ont participé à l'exécution.

Cela signifie que les objectifs de contrôle ne se limitent pas à l'identification des écarts dans les plans et les normes, il s’agit également d’aspects plus positifs susceptibles d’aider à la réalisation d’une performance efficace des plans et à l’atteinte efficiente et efficace des objectifs. Cependant, la réalisation de ces objectifs nécessite la circulation rapidement et en temps opportun d’information de contrôle, afin de pouvoir détecter les erreurs avant leur accumulation ou longtemps après l'incident. 

Ce flux d’information devrait couvrir tous les niveaux administratifs pour qu'il y ait possibilité de corriger en temps réel les processus de planification ou d’exécution.

4- Types de contrôle :

Il existe plusieurs classifications de contrôle en fonction des paramètres suivants :

- Sur la base du moment de faire le contrôle ;

- Sur la base du niveau organisationnel ;

- Sur la base du type d’orientation de contrôle ;

- Sur la base des parties prenantes dans l’organisation.

On résumera les types de contrôle dans le schéma suivant :

4.1- La classification sur la base du moment de faire le contrôle :

Il est scindé en trois catégories :

a. Contrôle précédent : se fait avant le début de l’exécution et se préoccupe des exigences du travail, en réduisant au maximum les écarts entre les résultats escomptés et les résultats réels et en contribuant à faire face aux problèmes futurs qui peuvent survenir lors du travail.

Ce type de contrôles vise à assurer une bonne performance et confirmer le respect des dispositions et des instructions dans l'émission de décisions ou l’exécution des procédures.

b. Le contrôle synchronisé : C’est un contrôle correctif ou curatif qui permet de corriger les erreurs qui se produisent au cours de l’exécution du travail, ou s’assurer que ce qui devait être exactement accompli est accompli.

c. Contrôle suivant : porte un intérêt aux activités achevées, ce qui signifie que l'accent est mis sur les performances passées.

4.2- La classification sur la base du niveau organisationnel : 

Le contrôle est classé en trois (03) types :

a. Le contrôle au niveau individuel : L'accent est mis sur la performance des individus à accomplir leur travail et les niveaux de comportement liés à son exécution, en recours à plusieurs indicateurs tels que : le niveau de productivité de l'individu, taux d’absentéisme, taux de retards en plus des rapports de performance comportementaux rédigés par les supérieurs au travail.

b. Le contrôle des opérations et des activités fonctionnelles : Tel que le marketing, la production, le financement et de la gestion des ressources humaines.

c. Le contrôle de l’ensemble de la performance de l’organisation : Ce type de contrôle vise à évaluer l’ensemble de la performance de l’organisation sur une période donnée de temps.

4.3- La classification sur la base du type d’orientation de contrôle : Il est scindé en quatre catégories :

a. Le contrôle personnel : Comme par exemple la manière de prendre les décisions, le comportement commanditaire et la supervision.

b. Le contrôle bureaucratique : Où l'attention est portée sur les procédures d’exécution des travaux et des activités, et sur le respect des règles, des techniques et des méthodes utilisés ;

c. Le contrôle de résultats - des sorties.

d. Le contrôle culturel : qui signifie le degré de clarté des objectifs, le degré de liberté accordée et l’autonomie du travail des individus, la sélection, la formation et les systèmes de motivation mis en place pour répondre aux besoins de sécurité, de promotion et de l’émancipation dans le travail.

4.4- La classification sur la base des parties prenantes dans l’organisation : Le contrôle est classé en deux (02) types principaux :

a. Le contrôle interne : l'accent est mis sur les activités des parties prenante à l’intérieur de l’organisation, leurs tâches et le système de supervision et de motivation appliqué comme par exemple le contrôle des travailleurs et le contrôle interne;

b. Le contrôle externe : Où l'attention est plutôt portée sur la relation de l’organisation avec les parties prenantes externes (fournisseurs, clients, institutions gouvernementales), en plus de toutes les activités exercées par l'organisation et celles auxquelles elle contribue.

II- PHASES DU CONTRÔLE ADMINISTRATIF :

Le contrôle comprend trois (03) phases ou étapes et qui sont les suivantes :

1- Détermination des normes :

Cette étape consiste à déterminer les niveaux et les normes de performance de l'individu, du département, de l’administration et de l'organisation dans son ensemble. Il est donc logique que la première étape dans le processus de contrôle est l'élaboration de plans qui diffère par rapport à sa complexité, et à cause du fait que les directeurs ne peuvent pas tout remarqués il devrait y avoir des normes, qui sont considérés à leur tour comme des objectifs de performance à atteindre. C’est des normes qui sont placées pour mesurer les résultats réels. Ces normes et sont :

1.1- Les normes quantitatives :

C’est des normes qui se caractérisent par leur apparence acceptable, mesurables et facile à comprendre, elles représentent une valeur numérique, telles que l'argent, le temps, les taux, les poids, ….

1.2- Les normes qualitatives :

C’est des normes subjectives qui ne représentent pas de valeur numérique, telles que la loyauté des individus envers l’organisation, l'esprit d'équipe et de coopération, l’expression de sentiments positifs.

Il est à remarquer que les normes et les niveaux de performance diffèrent en fonction de la diversité et de la multiplicité des activités, ainsi que des niveaux organisationnels et des objectifs visés, comme par exemple :

- Les normes de rentabilité (taux de croissance des bénéfices ciblés, indice du bénéfice à réaliser) ;

- Les normes de commercialisation (la part du marché de l’organisation, indice des ventes réalisé) ;

- Les normes temporelles (accomplir une tâche particulière ou produire un certain nombre d'unités au cours d’un laps de temps donné) ;

- Normes de productivité (volume de production donné, taux d’exploitation de l’énergie) ;

- Normes financières (un certain taux de la liquidité financière, d'activité et de capital) ;

- Normes liées aux ressources humaines, telles que : les types de programme de formation à exécuter ou un certain niveau de rémunération et de motivation….

2- Mesurer la performance et analyser les causes d’écarts :

Dans la deuxième phase une comparaison est faite entre la performance réelle de la performance planifiée/prévue, c’est-à-dire comparer la performance en fonction des normes établies, déterminer le type et la nature de l’écart constaté. Après avoir terminé la mesure et la comparaison il faut effectuer l’analyse des causes d’écarts à travers des questionnements comme : Est-ce que les écarts qui se sont produits sont dû aux individus ou à un disfonctionnement administratif, ou que ces écarts sont causés par des variables externes ?

3- Correction d’écarts :

La troisième phase commence une fois que la mesure des performances et l’identification des écarts achevées, où il faut entreprendre immédiatement des mesures correctives nécessaires qui visent à faire atteindre à la performance réelle les niveaux de normes de performance requis ou planifié. Ces actions sont généralement centrées sur la correction des erreurs et des problèmes, notamment les cas d’écarts indésirables.

On peut distinguer deux (02) types de mesures correctives :

- Les mesures curatives (court terme): C’est agir rapidement et traiter immédiatement l’écart qui s’est produit au cours de l’un des niveaux de l’organisation, alors le manager entreprend des actions et prend des décisions qui correspondent à la situation actuelle.

- Les mesures préventives (long terme) : Après avoir traité les erreurs rapidement et redresser la situation, il faut s’intéresser profondément et d’avantage aux causes pour identifier le mesures correctives à long terme afin d’éviter qu’elles se produisent à l’avenir.

III- MOYENS ET OUTILS DE CONTROLE :

L’exercice de contrôle se fait grâce à un ensemble d'outils qui se résument dans :

1- Budgets prévisionnels :

Le budget prévisionnel est un plan spécifique chiffré d’activité qui sera projeté dans le futur. Il représente donc les listes de résultats escomptés à la fin de l'activité, exprimée en unités monétaires, comme pour les budgets prévisionnels des recettes et des dépenses ou le budget des dépenses en capital, ou en unités non- monétaires telles que les heures supplémentaires de travail, nombre de comptes ou nombre d'employés.

Le budget prévisionnel est l’un des outils qui sont utilisés à grande échelle pour le contrôle, son importance réside dans le fait qu’il synthétise les plans et les exprime en chiffres ce qui facilite son utilisation en tant que normes de contrôle.

Par exemple, le budget prévisionnel des recettes d’une succursale bancaire nous expose les revenus prévus pour chaque prestation bancaire sur la prochaine période (trimestrielle, semestrielle, annuelle), et il est possible par le biais de rapports qui montrent les revenus réels mesurer la performance de cette succursale en comparant les chiffres réels avec ceux du budget et identifier les écarts, pour ensuite prendre des mesures correctives. D’un autre côté, le budget permet de scinder le plan global de l’entreprise en sous plans de sorte que chaque département ou unité organisationnelle ait son propre plan, ce qui aide la cohésion de la planification et facilite la délégation de pouvoir sans pour autant perdre le contrôle. Par exemple, les plans de dépenses de l’entreprise se présentent dans un budget prévisionnel de frais, et la division de ce budget en budgets prévisionnels concrétise les plans de dépenses de chacune des unités organisationnelles de l’entreprise. Ce qui permet à la direction suprême de déléguer le pouvoir de prise de décision en matière de dépenses pour chaque unité dans son domaine d'activité, et de contrôler la performance de l'unité en fonction de la conformité avec le budget alloué.

2- Audit interne :

L’audit interne se reflète globalement dans l’évaluation organisée et indépendante réalisée par l’entité des auditeurs internes. Dans le passé, l’audit interne se limité aux comptes et aux registres, mais son nouveau concept comprend l’évaluation de la performance des opérations, ainsi, l'auditeur interne évalue l’efficacité des politiques et des procédures, l’efficacité des méthodes et de l’organisation du travail et également l’efficacité d’utilisation de l’autorité et l’étendue de sa réussite, mais encore l’auditeur interne confirme l’authenticité des comptes.

3- Cercles de qualité :

Au début l'idée des cercles de qualité est apparue aux USA, mais elle est largement appliquée et a prouvé son efficacité au Japon, les cercles de qualité est une abréviation du concept cercles de contrôle de qualité qui sont des groupes composés de six (06) membres à 12 membres de niveaux ouvriers (qui ne sont pas administratifs) appartenant à une unité organisationnelle commune, ils se réunissent régulièrement pour résoudre les problèmes auxquels ils sont confrontés au travail, un spécialiste en réunion y participe habituellement, et parfois un superviseur pour garantir la réussite de ces cercles et la réalisation de ses objectifs, cependant les spécialistes en productivité sont exclus de ces réunions, afin de ne pas embarrassés les employés en les empêchant d'exprimer leur opinion en raison de la présence d'un tel expert. Ce style de contrôle repose sur le principe de l’implication des travailleurs (qui ne sont pas administrateurs) dans la prise de décision de planification et de contrôle de qualité de la production. Les membres des cercles de qualité sont formés pour acquérir des compétences de traitement et la résolution des problèmes de travail, des compétences d’utilisation des méthodes statistiques et des compétences de travail en équipe.

4- Observation personnelle :

Personne ne peut nier l'importance de l'observation personnelle comme outil de contrôle, par exemple, la tournée que fait le Directeur dans les couloirs de l’organisation et les discussions entreprises avec le personnel en les encourageant à venir à lui pour exprimer des opinions ou soulevés des remarques représentent un moyen bénéfique, une source d’information pour le directeur, notamment sur la performance et le déroulement du travail, et un moyen d'alerte en cas d'écarts. En dépit de l'importance de l’observation personnelle comme outil de contrôle, mais il ne faut pas oublier qu'elle n’est pas objectif alors il faut l’utiliser individuellement et ne doit pas être complémentaire aux autres outils de contrôle objectifs.

5- La direction par objectifs :

La direction par objectifs est instrument de planification et de contrôle, les individus participent avec leurs supérieurs dans la fixation des objectifs de travail et la vérification du taux du progrès accomplis dans la réalisation de ces objectifs. Généralement, l’évaluation de la performance des individus se fait par rapport au taux de réalisation des objectifs fixés conjointement entre les individus et les supérieurs et c’est l’un des moyens préférés de contrôle puisqu’elle encourage l'autocontrôle par les individus.

CONCLUSION : 

Le contrôle est la quatrième fonction administratives (la planification, l'organisation, l’orientation et le contrôle) est défini comme étant la fonction administrative, qui se spécialise dans la mesure et la correction de la performance afin d'assurer la réalisation des objectifs et des plans fixés par l'organisation.

Le but principal du contrôle est d’aider la direction de l'Organisation à faire en sorte que le rendement réel soit en conformité avec les plans élaborés, et d’aider à assurer le bon fonctionnement des plans et la réalisation des objectifs identifiés aux plus hauts niveaux d'efficacité et d’efficience.

Il existe plusieurs classifications de contrôle en fonction de paramètres qui sont :

Sur la base du moment de faire le contrôle : contrôle en amont, contrôle synchronisé et contrôle en aval ;

Sur la base du niveau organisationnel : contrôle au niveau individuel, contrôle des opérations et des activités fonctionnelles, contrôle de la performance globale de l’organisation ;

Sur la base du type d’orientation de contrôle : contrôle personnel, contrôle bureaucratique, contrôle de résultats et contrôle culturel.

Sur la base des parties prenantes dans l’organisation : contrôle interne, contrôle externe

Le contrôle comprend trois (03) principales phases : détermination des normes, mesurer la performance et analyser les causes d’écarts, et en fin correction d’écarts.

L’exercice de contrôle se fait grâce à un ensemble d'outils qui se résument dans : les budgets prévisionnels, l’audit interne, les cercles de qualité, l’observation personnelle et la direction par objectifs.