CHAPITRE N°04: FONCTION DE PLANIFICATION

CHAPITRE N°04: FONCTION DE PLANIFICATION 

PLAN DU CHAPITRE N°04 :

INTRODUCTION

I- NOTION DE LA PLANIFICATION

1- Définition de la planification

2- Importance de la planification

3- Caractéristiques de la planification

4- Types de planification

II- ELEMENTS DE LA PLANIFICATION (PLAN)

1- Objectifs

2- Programmes

3- Politiques

4- Procédures

5- Règles

6- Budgets prévisionnels (planification)

III- PHASES (ETAPES) DE LA PLANIFICATION

IV- METHODES ET OUTILS DE LA PLANIFICATION

1- La Direction par objectifs

2- Les réseaux

3- Les techniques statistiques

4- La simulation.

V- DIFFICULTES ET OBSTACLES DE LA PLANIFICATION

INTRODUCTION :

La planification est l'une des quatre fonctions de gestion au sein de l'organisation (planification, organisation, direction, contrôle), la planification est la première fonction du directeur étant donné qu’elle précède les autres fonctions. La planification est tout simplement une préparation antérieure des travaux futurs, qui comprend ce qui doit être fait, où, quand et comment doit-il fonctionner, et quels seront les moyens à mettre à disposition. Cela se fait par l'étude et l’évaluation des alternatives et solutions d'actions possibles, pour en retenir que la solution optimale qui permet à la fois d'obtenir les résultats escomptés et d’écarter les résultats indésirables.

Nous allons traiter en détail dans ce cours la fonction de planification à travers sa définition, sa typologie, ses éléments, ses étapes ainsi que ses méthodes et ses difficultés.

I- NOTION DE LA PLANIFICATION :

1- Définition de la planification :

Il existe de nombreuses tentatives qui ont été faites pour définir la planification afin de la distinguer des autres types d'activités administratives, et parmi les définitions scientifiques les plus importantes données par les spécialistes de l'administration on peut en dénombrer les suivantes :

Définition selon Henry Fayol : «La planification en réalité, est la capacité à prédire de ce que serait l'avenir en se préparant à lui faire face. Cette définition met l’accent sur la prévision qui est le socle même du processus de planification, cependant elle implique aussi la réflexion, l’analyse et la préparation à affronter les changements économiques et techniques à l'avenir".

Définition selon Jones : «La planification est un examen en soi, dont le besoin apparait quand on rencontre d’éventuelles alternatives de conduites. Cette définition considère la planification comme un processus de prise de décision».

Définition selon Kuntz : «La planification est le rapport rendu de ce qui doit être fait ? Comment il peut être fait ? Quand il peut être fait ? Qui doit se charger de le faire ? La planification fait correspondre la position actuelle à la position souhaitée et désirée».

Définition selon Terry: «La planification est l’examen basé sur les faits et l'utilisation des hypothèses relatives à l'avenir, lorsque vous composiez et supposiez les activités proposées, qui sont censées nécessairement atteindre les résultats souhaités».

La Planification : est un chemin qui permet la définition des objectifs de l'entreprise et qui prend en compte ses principales missions et la raison de son existence. Ce chemin implique une description des plus importantes étapes nécessaires pour atteindre les objectifs fixés pour tout programme.

La Planification : est un chemin qui commence par la formulation des objectifs, l’identification des stratégies, des politiques et des plans détaillés en vue de les atteindre.

La Planification : est un processus continu qui consiste à déterminer la façon dont les choses vont répondre à des questions telles que : Que doit-on faire? Qui doit le faire ? Où ? Quand ? Comment ?

En tant que Directeur vous serez, grâce à la planification, en mesure de déterminer les activités organisationnelles nécessaires pour atteindre les objectifs ainsi que les façons avec lesquelles les choses vont être accomplies par les individus, les directions et l'organisation dans son ensemble pendant des jours et des mois, voire des années à venir.

En terme général, la planification, répond à quatre questions qui sont: Que voulions-nous faire? Où sommes-nous de cet objectif maintenant ? Quels sont les facteurs qui peuvent nous aider à atteindre l’objectif, et quels sont ceux susceptibles de l’entraver ? Quelles sont les alternatives dont nous disposons pour atteindre l’objectif ? Quelle est la meilleure alternative ?

2- L'importance de la planification :

La planification est cruciale dans le domaine économique et administratif, vu qu’elle se réfère à la fonction qui déterminera l’itinéraire que prendra l'organisation à l'avenir, et les décisions administratives qui sont prises sans planification deviennent aléatoires. A cet égard il existe un nombre de raisons expliquant l’importance de la planification, à savoir :

2.1- Affrontement de l'incertitude et du changement :

La planification est devenue quelque chose de nécessaire pour contrer le changement et l'incertitude qui caractérise l'avenir, le manager ne peut se limiter à fixer des objectifs, mais il doit aussi connaître la nature des circonstances et des changements potentiels futurs attendus et des résultats escomptés, vu leur relation avec les objectifs qu’il a fixé. Par ailleurs, cela nécessite une connaissance des coûts prévus, de la capacité de production, du volume de production et du niveau de trésorerie ainsi que d'autres variables, et plus l'incertitude des résultats à l'issue de la décision augmente, et même avec l’accroissement du degré de certitude, la planification est nécessaire pour plusieurs raisons : nous avons besoin de choisir l’alternative idoine parmi l’ensemble des alternatives disponibles, déterminer la meilleure façon ou moyen pour atteindre l'objectif, dans un contexte de certitude la planification devient plus facile, notamment avec la détermination de procédure convenable ce qui permet la mise en place de plans partiels cohérents pour offrir une occasion d’implication des départements et des directions dans l’accomplissement des activités.

2.2- Focalisation sur les objectifs : 

Les organisations avec l’ensemble de leurs directions visent à atteindre des objectifs précis, et les alternatives comprises dans la planification conduisent de différentes manières à ces objectifs. Le simple fait de planifier signifié se concentrer et se focaliser sur ces objectifs et sur les plans de l’organisation préparés de manière à créer l'unité et la coopération et éliminer les incohérences entre les directions. Le directeur, qui prend tout son temps à résoudre les problèmes quotidiens persistants, pourra recourir à la planification pour l'aider à regarder vers l'avenir et apercevra la nécessité d'une vérification périodique, et d’un ajustement des plans en se référant aux objectifs fixés.

2.3- Rationalisation : 

Ce qui signifie rationaliser l'économie dans la performance, la planification contribue à atteindre la rationalisation en se concentrant sur l’efficacité du travail, et la compatibilité de l’effort. La planification procède au remplacement des efforts séparés et non-participatifs par des efforts conjoints et planifiés, et de l’affluence inéquitable du travail par de l’affluence équitable, et des décisions sages dictées par la nécessité par des décisions structurées.

2.4- Facilitation du contrôle : 

Le contrôle signifie la vérification de l’atteinte des objectifs et la planification aide à mener à bien ce contrôle, et un Directeur qui n’a pas d’objectifs prévus comme référence pour juger de la performance de réalisation de ses subordonnés ne pourra pas le faire. Par ailleurs, le contrôle ne peut être effectué sans normes déterminées par les plans.

3- Caractéristiques de la planification : 

Les plus importantes caractéristiques de la planification sont :

- La planification est en rapport avec l’avenir, qui de par sa nature se qualifié par l'ambiguïté, l'incertitude et le changement, ce qui nous permet par conséquent, de connaître les éventuels problèmes susceptibles de se produire et ce qu’il y’a lieu de faire avant que cela ne surviennent;

- La planification assure la coordination entre les différentes activités et indique clairement les objectifs de l'organisation afin que tous les membres du groupe puissent les atteindre ;

- La planification procède à l'utilisation appropriée des activités significatives et régulières, ce qui signifie que tous les efforts sont orientés vers la réalisation des résultats escomptés tout en s’assurant du maintien consécutif efficace des efforts fournis ;

- La planification dissout le travail non-productif, et par conséquent les efforts à fournir seront examinés et choisis très soigneusement afin d’assurer que l'utilisation des efforts nécessaires avec les bonnes quantités pour obtenir le travail spécifié ;

- La planification indique à l'avance toutes les ressources nécessaires à l’utilisation en quantités et en qualité, et oeuvre à leur exploitation optimale, ce faisant, il est possible de faire face à toutes les conditions et les éventualités ;

- La planification contraint le manager à concevoir intégralement et clairement une image fonctionnelle pour qu'il puisse voir l’importante relation, et obtenir une compréhension complète de chaque activité et par la même occasion s’intéresser au principe sur lequel se fondent les comportements administratifs ;

- La planification se caractérise par la flexibilité, car elle favorise l’ouverture aux imprévus et permet les remplacements et les dialogues s’ils s’avèrent nécessaires.

4- Types de planification : 

La planification peut être classée selon son objectif en trois catégories différentes :

4.1- Planification stratégique :

La planification stratégique s’intéresse aux affaires générales de l’organisation dans son ensemble, cette planification est dirigée et commence du haut niveau administratif avec la participation de tous les niveaux dans le travail à accomplir. La finalité de la planification stratégique est résumée dans les points suivants :

Trouver un plan général à long terme qui identifie les tâches et les responsabilités de l'organisation dans son ensemble ;

Une participation à plusieurs niveaux dans le processus de planification ;

Développement de l'organisation en termes d'harmonie des plans des unités secondaires les uns avec les autres.

4.2- Planification tactique : 

La planification tactique met l'accent sur la mise en oeuvre des activités spécifiques dans les plans stratégiques et ceux qui doivent être accomplies pour atteindre les stratégies globales de l'organisation. Cette planification est absolument nécessaire pour atteindre la planification stratégique. Ces plans s’intéressent à ce que doit faire chaque unité du niveau inférieur, et la façon avec laquelle elle va le faire, et qui sera responsable de sa réalisation. Toutefois, le temps imparti pour ces plans est plus court par rapport aux plans stratégiques.

4.3- Planification opérationnelle : 

Le Directeur fait appel à la planification exécutive qu’il peut utiliser une ou plusieurs fois pour accomplir les tâches et les responsabilités de son travail. Les plans à usage unique sont applicables aux activités qui se répètent : le plan du budget comme un plan, alors que les plans d’utilisation continue sont relatives aux politiques et aux procédures.

Il est possible d’effectuer une comparaison entre les différents types de planification dans le tableau suivant :

II- ELEMENTS DE LA PLANIFICATION (PLAN) :

Les plans peuvent être classés dans les catégories suivantes : les objectifs, les politiques, procédures, règles, programmes et prévisions budgétaires

1- Objectifs : De nombreuses définitions sont données aux objectifs, cependant elles convergent souvent dans le même sens, on peut en effet définir les objectifs comme étant l’image de l'état futur souhaité que l'organisation tente d'atteindre.

On peut les définir aussi comme, la finalité recherchée par l'activité dans un certain laps de temps et à cet effet, la planification, l’organisation, la mobilisation des ressources, l'orientation et le contrôle tentent d’atteindre ces objectifs.

1.1- Niveaux des objectifs : 

D’une manière générale le manager établit trois niveaux d’objectifs : des objectifs stratégiques, des objectifs tactiques et des objectifs fonctionnels.

a. Les objectifs stratégiques : Ce sont des objectifs fixés par la direction supérieure de l'organisation pour le long terme. Et parmi les exemples qu’on peut citer : le désir de l'organisation de fournir les meilleurs produits sur le marché selon un système de livraison des marchandises en temps opportun (Juste-à-temps).

D'une manière générale, chaque objectif stratégique se détermine par un niveau de profit prévu d’être réalisé par l'entreprise, le volume des ressources financières, des ressources humaines et des ressources matérielles, la part du marché de l'entreprise, la rentabilité et la responsabilité sociale de l'entreprise.

b. Les objectifs tactiques : Ce sont des objectifs qui se fixent généralement par les managers des directions moyennes de l’organisation. Ils représentent l’ensemble des objectifs spécifiques à chaque service ou direction, qui permettent la réalisation des objectifs stratégiques de l'organisation. Et parmi les exemples de ce type d’objectifs tactiques : l’augmentation du volume des ventes, la réduction des coûts de distribution. En général, ces objectifs se déterminent d’une manière très précise puisqu’ils sont plus faciles à mesurer par rapport aux objectifs stratégiques.

c. Les objectifs opérationnels : ces objectifs sont fixés par les managers des directions inférieurs (le plus bas niveau administratif). Ce sont des objectifs très spécifiques qui se définissent plutôt en termes de quantité. Et parmi les exemples de ce type d’objectifs opérationnels: la diminution du taux de doléances des clients à 5%, la conversion de cinq postes de travail à temps partiel en deux postes à temps plein, l’augmentation du taux de profit brut de 22% ... etc.

1.2- Caractéristiques des objectifs :

Pour que l’organisation puisse accomplir ses missions, elle doit répondre à un ensemble de caractéristiques qui sont essentiellement : la motivation, la réalisabilité, la mesurabilité quantitative, la clarté et la simplicité, l’assimilation, l’implication, l’acceptation, la convenance et le lien avec l'élément temps.

a. La motivation : les objectifs sont fixés sur un niveau motivant, ce qui signifie qu’ils soient ambitieux de tel sorte à booster et à inciter les individus à une performance exceptionnelle, et cela n’est pas possible si les objectifs faciles à atteindre ;

b. L’objectivité et le pragmatisme : les objectifs doivent être objectifs, réalisables et représentent les intérêts des différentes parties d’une façon équitable. Ils ne favorisent pas la subjectivité ou l’influence des individus ou des intérêts individuels ; ils prennent plutôt en compte les objectifs de l'organisation en complémentarité avec les objectifs personnels, et s’occupent des intérêts de l'organisation en harmonie avec l'intérêt de l'environnement;

c. La mesurabilité quantitative : les objectifs doivent dans la mesure du possible, répondre au critère de mesurabilité quantitative, afin de s’assurer de son atteinte, toutefois, si certains des objectifs sont difficiles à mesurer quantitativement pour obtenir la satisfaction fonctionnelle, la direction de l’organisation doit requérir des mesures, des méthodes et des moyens quantitatifs et qualitatifs qui aident à trouver des indicateurs et des résultats qui indiquent l’atteinte de ces objectifs.

d. La clarté, la simplicité et l’assimilation : les objectifs doivent être formulés, autant que possible, par des termes faciles et compréhensibles pour les individus auxquels incombe leur réalisation, ils doivent aussi être formulés sous formes de résultats escomptés, déterminés et précis, afin qu'ils soient compris de la même manière par tous.

e. L’implication et l’acceptation : les objectifs doivent être fixés en impliquant toutes les parties responsables de leur réalisation, car il est prévu que les managers et les individus construisent ce type d’objectifs en fonction de leurs préférences, l'acceptation est le résultat de l’implication, et il est souhaitable d’étendre l’acceptation pour toucher les parties externes telles que les groupes de pression ou les organisations législatives et les autres groupes qui peuvent être un obstacle à la réalisation des objectifs souhaités;

f. La convenance : les objectifs doivent correspondre aux intérêts généraux de l'organisation tel qu’exprimés par écrit, chaque objectif devrait être reflété comme un pas en avant afin d'atteindre les objectifs de l’organisation ;

g. Lien avec l’élément temps : les objectifs doivent être en relation avec le temps, ce qui signifié qu’ils doivent correspondre avec des échéances précises.

2- Programme :

Les programmes sont un amalgame de politiques, de procédures, de règles et de répartition des tâches ainsi que d'autres éléments nécessaires pour mener à bien une certaine décision du travail. Et d’autres termes, on peut les définir comme un plan d'action pour accomplir des fonctions sur une période déterminée conformément aux budgets établis. Et à cet effet, un plan quinquennal pour un projet devient un programme de travail, et une mission d’extension pour une usine en ajoutant une nouvelle ligne de production en tant que programme de travail pour les deux prochaines années. Les programmes peuvent être principaux, stratégiques ou secondaires (le cas par exemple, où un superviseur du département de production élabore des programmes visant à remonter le moral de son personnel).

3- Politiques :

La politique est définie comme un ensemble de principes qui expliquent la manière dont s’engagent les différentes directions d’une organisation pour atteindre et réaliser les objectifs souhaités, par l'application de certaines règles et règlements.

Les politiques sont élaborées par les directeurs des niveaux supérieurs pour orienter et contrôler la pensée et le travail des niveaux inférieurs. Elles sont une déclaration générale ou une compréhension générale qui conduisent et rationalisent la réflexion des subordonnés lors de prise de décisions, ces politiques peuvent être explicites ou implicites, cependant, beaucoup d'entre elles sont rédigées d'une manière explicite.

Les politiques déterminent le domaine dans lequel sera prise la décision en question, en s’assurant que cette décision corresponde aux objectifs et veille à leur réalisation. Au sein de l'organisation (Enterprise), il existe des centaines de problèmes à résoudre (notamment ceux de nature répétitive) et des centaines de décisions à prendre, et à cet égard, il est nécessaire d’instaurer une politique qui sera appliquée dans tous les cas semblables.

Il y a une différence entre les objectifs et les politiques, les premiers sont la finalité de la planification, alors que les secondes sont le chemin que prennent les décisions pour arriver à cette finalité ; en d’autres termes : l’objectif est ce que nous voulons atteindre et la politique est l’itinéraire à suivre pour réaliser cet objectif.

4- Procédures :

Les procédures sont un genre de plans qui prédéterminent les moyens et les méthodes habituelles pour effectuer des tâches et des activités à l'avenir, elles sont un guide de travail plutôt qu'un mentor, étant donné qu’elles spécifient dans le détail la manière d’exécuter le travail de façon ordonnée et séquentielle.

Dans le but de clarifier la relation entre les politiques et les procédures, on proposera l’exemple suivant : la politique d’accorder un congé annuel de deux semaines, repose sur les procédures qui mettent en oeuvre l(organisation de l’exécution de cette politique de manière à éviter l'arrêt du travail (établissement des congés) et la préparation des dossiers particuliers pour s’assurer que chaque individu a obtenu son congé et ses cotisations financières pour la période.

5- Règles :

Les règles sont une sorte de plans pour déterminer l’attitude et le comportement à prendre, ce sont des plans simplistes qui reposent sur le processus de sélection.

Il est important de souligner, qu’on confond souvent entre règles, politiques et procédures.

La règle nécessite d’entreprendre une action spécifique et définitive ou de ne pas le faire par rapport à une situation donnée, et par conséquent elle est en relation avec la procédure dans la mesure où elle est un guide de travail et contrairement à la procédure ne détermine aucune synchronisation. Par ailleurs, une distinction doit être faite entre les règles et les politiques, car la finalité de ces dernière consiste à guider la réflexion dans la prise de décision, et à accorder une certaine liberté d'agir à l'intérieur des grandes lignes établies, et en dépit du fait que les règles sont aussi utilisées comme guide sauf qu’elles diffèrent en ce qui concerne la liberté d’agir lors de son application.

6- Budgets prévisionnels (planification) :

Le budget est une déclaration ou un rapport des résultats attendus exprimés en chiffres, il peut aussi être exprimé sous une forme financière ou sous forme d'heures de travail ou d'unités de production ou heures de travail d’une machine ou tout autre critère.

Le budget prévisionnel comme plan est une canevas qui indique les résultats attendus exprimés en chiffres qui peuvent être sous forme d'argent ou d’heures de travail ou unités de production ou tout autre forme de mesure numérique utilisable.

Les prévisions budgétaires apparaissent sous forme d'unités, et non des dinars, tels que : les bilans prévisionnels des ventes, les bilans prévisionnels des achats, les bilans prévisionnels de production et les bilans prévisionnels de main d’oeuvres... etc.

III- PHASES ET ETAPES DE PLANIFICATION :

La planification passe par six étapes qui sont : l’identification et l’exploration des opportunités ; la fixation des objectifs; l’émission d’hypothèses de planification (analyse de l'environnement); l’identification et l’évaluation des alternatives; le choix du plan proposé; l’élaboration des plans dérivés et des budgets.

Première étape : Identification et exploration des opportunités

La première étape dans le processus de planification est d'essayer d'identifier les opportunités futures et de déterminer les forces et les faiblesses de chacune d’elles, ainsi que la position actuelle et future de l’organisation. Et d’une manière générale, la détermination logique des objectifs futurs de l'organisation dépend du degré de connaissance et de familiarité des opportunités qui lui sont offertes.

Deuxième étape : Fixation des objectifs

La deuxième étape dans le processus de planification est d'identifier et de fixer des objectifs de planification pour l'organisation dans son ensemble et d’en décliner ensuite pour chacune de ses parties. Les objectifs représentent la finalité de ce qui doit être fait, où doit se diriger la priorité, et en quoi consiste l’aboutissement du réseau des politiques, des procédures, des règles, des bilans prévisionnels et des programmes. Pour que la planification soit avantageuse, elle doit viser un but ou un objectif spécifique.

Troisième étape : Analyse de l'environnement et émission des hypothèses de planification

La troisième étape dans le processus de planification est d’émettre des hypothèses de planification, qui nécessite l’analyse de l'environnement externe de l'organisation et la collecte d’informations concernant la situation actuelle de l'organisation et les politiques et les plans suivis, et aborder ensuite l'avenir afin de connaître l'environnement de planification et toutes les conditions envisageables dans lesquelles travaillera l'organisation. Cette étape nécessite de faire des prévisions telles que : quelle sera la nature des marchés à l'avenir, que sera le niveau des ventes, quels seront les prix, quels seront les produits, quelle sera la moyennes des salaires, quels seront les coûts, comment se fera l’approvisionnement du projet,…

Les hypothèses de planification sont divisées en trois types :

A. Des hypothèses incontrôlables : comme la croissance de la population, l’avenir des niveaux des prix futurs, le taux d'impôts et les politiques fiscales ;

B. Des hypothèses incontrôlables mais influençables : comme les suppositions de l’entreprise en ce qui concerne sa part de marché, le taux de mobilité du personnel, la rentabilité des employés et les politiques de tarification de l’entreprise ;

C. Des hypothèses contrôlables : c’est celles qui sont souvent retenues par l’entreprise et qui impliquent des politiques et des programmes, tels que l'expansion dans de nouveaux marchés, le choix du site de l’usine et la réalisation de recherches et de programmes. Lorsque les managers concluent un certain nombre d'hypothèses de planification, ils doivent s’assurer que les subordonnés de l’administration les connaissent et les comprennent, puisqu’ils vont y planifier sur leurs bases.

Quatrième étape : Identification et évaluation des alternatives

La quatrième étape du processus de planification consiste à chercher et à développer des alternatives en matière de procédures de travail, et d’en écarter toutes celles qui ne sont pas compatibles, qui ne sont pas pratiques. Il faut donc se focaliser dans l’examen et l’analyse des alternatives que sur celles qui présentent le plus de suffisance et d’efficacité.

Après la détermination des meilleures alternatives et la sélection de leurs points forts et faibles, il est procéder à leur évaluation en mesurant et en pesant le poids des différents facteurs à la lumière des hypothèses et des objectifs. Une des alternatives peut sembler plus lucrative, mais nécessite d’importants décaissements monétaires qui ne sont récupérables que sur une longue période de temps, tandis qu'une autre alternative peut paraître moins lucrative et impliquant moins de risques, alors qu’une troisième alternative peut être la plus appropriée et la plus adaptée aux objectifs de l’entreprise à long terme. 

Cinquième étape : Choix du plan proposé (la solution) 

La cinquième étape du processus de planification consiste à choisir la meilleure alternative sur laquelle se construit le plan et se prend la décision, qui se fait par un seul individu ou par un groupe d’individus. Parmi les considérations qui contribuent à une bonne solution, nous citerons les suivantes :

- Est-ce que le plan proposé est simple ou compliqué ?

- A-t-il reçu l'approbation des individus ?

- Est-il assez souple pour répondre aux éventuels changements et fluctuations ?

- Quels sont les nouveaux équipements, personnel, formation et supervision dont a besoin le plan ?

Sixième étape : Elaboration des plans dérivés et des budgets

La prise de décision et le choix du plan proposé ne signifient pas l’accomplissement de la planification, toutefois, on a souvent recours aux plans dérivés pour soutenir le plan principal. Les directeurs de chaque unité procèdent à l’élaboration et à l’exécution des plans nécessaires pour rendre le plan principal réel et réalisable. Par ailleurs, on élabore les Budgets qui quantifient les objectifs et les plans, et qui sont considérées dans les situations managériale optimales comme moyen de synthèse de l'ensemble des programmes et un excellent outil de contrôle.

IV- METHODES ET OUTILS DE LA PLANIFICATION :

Les méthodes et les outils de planification les plus importants à long terme sont : La Direction par objectifs, Les Réseaux, Les techniques statistiques et La simulation.

1- La Direction par objectifs :

Le concept peut être défini comme une méthode planification, de gestion et d’évaluation à travers laquelle on fixe des objectifs spécifiques pour chaque directeur sur une période de temps, sur la base des résultats à atteindre (si on désire réaliser l’ensemble des objectifs globaux de l'organisation). A la fin de la période spécifiée on mesure les résultats réels par rapport aux objectifs ou les résultats attendus, pour ensuite identifier les écarts afin de les corrigés pour atteindre les objectifs convenus.

La direction par objectif est définie en tant que système déterminé par l'organisation pour tracer l’itinéraire à suivre et pour mesurer les résultats obtenus. Ce type de direction est un ensemble d’opérations qui sollicite pour sa réalisation l’implication du supérieur et des subordonnés, et la détermination claire des domaines de la principale responsabilité pour chaque individu. Le système de direction par objectifs est doté de quatre composantes essentielles :

1.1- Fixation des objectifs :

Fixer des objectifs nécessite trois phases : la première consiste à déterminer les centres de responsabilités ou les activités qui sont essentielles à l’avancement de l'organisation à long terme. Une fois que les aspects des principaux résultats sont déterminés on passe à la seconde phase qui comporte l’identification des méthodes de calcul de réalisation de chaque aspect, puis arrive la phase finale qui compose la détermination des objectifs qui peuvent être utilisés comme mesure pour estimer la réalisation.

1.2- Développement de plan pratique :

La fonction de planification est en relation avec les objectifs déjà mis au point, et à cet effet la phase suivante consiste donc à déterminer les stratégies, les politiques et les programmes nécessaires pour les atteindre.

1.3- Vérification cyclique :

Une fois que les objectifs sont fixés et les plans élaborés, vient la phase suivante qui comporte l’instauration d’un système afin de s'assurer d’une part que l'organisation suit l’itinéraire décrété et souhaité, et d’une autre part que les travaux aboutirons aux résultats et aux objectifs précédemment fixés. Les éléments d'un bon système de contrôle sont des paramètres sur la base desquels les résultats peuvent être mesurés en plus du système de feed-back. Les objectifs deviennent pour le manager dans les organisations qui pratiquent la direction par objectifs, un instrument de mesure de réalisation.

1.4- Évaluation de la réalisation annuelle :

La dernière phase du système de direction par objectifs est l'évaluation annuelle des réalisations effectuées, et la préparation pour l'année d’après. Si toutefois, les objectifs ne sont pas atteints la personne en charge et son supérieur direct doivent mobiliser leurs efforts pour connaître les raisons. 

A cet effet, des programmes de vérification ainsi que des réunions cycliques entre supérieurs et subordonnés sont mis en place dans les unités organisationnelles de l'organisation pour corriger les écarts.

2- Les réseaux :

L'analyse des réseaux d’affaires est parmi les méthodes les plus modernes dans le domaine de la planification et le suivi des programmes, notamment dans les conditions qui se caractérisent par de multiples goulots d'étranglement, où apparait le besoin à un style d'analyse des réseaux d’affaires comme méthode accentuant les goulots d'étranglement et par conséquent on planifie les opérations et les activités de manière à réformer ces étranglements, et inciter la direction à une réflexion anticipée de l’ensemble du projet avant son exécution, en plus de permettre à la direction d’établir une base claire pour la planification du projet et de définir les goulots d'étranglement qui menacent le projet par rapport au non-respect de l’engagement pris (délais de livraison des produits aux clients) et on peut donc arrêter des rendez-vous de manière plus précise plutôt que de compter sur des suppositions ou sur l'expérience précédente.

L'analyse des réseaux d’affaires repose sur deux méthodes qui sont :

- Méthode du chemin critique (Critical Path Method /CPM) ;

- Méthode PERT (Program Evaluation and Review Technique/ P.E.R.T).

3- Les techniques statistiques :

Méthode d'analyse des tendances ( régression): ce qui signifie de mesurer la relation entre une variable dépendante et une variable indépendante t ou plus et de déterminer la forme de cette relation, si elle représente une relation entre une seule variable indépendante et une variable dépendante on l’appelle alors : analyse de la régression simple ; et si la relation est plutôt entre une variable dépendante et plusieurs variable indépendante là on l’appelle : analyse de la régression multiple. La relation peut être linéaire ou non linéaire.

La régression est principalement utilisé à des fins de prévision, de planification et d’estimation qui visent à prédire la valeur d'une variable donnée si la valeur d'une autre variable qui est en relation avec elle est connue, comme la prévision de la consommation si le revenu est connu, la prévision des bénéfice si les ventes sont connues ou la prévision des ventes si les coûts de ventes sont connus. La régression consiste à décrire la relation entre deux variables dont l’une explique l’autre dans une série de constats entre elles. La variable dépendante est appelé l’expliquée alors que la variable indépendante est l’expliquant. La régression est un sujet statistique qui traite l’un des problèmes importants qui est celui de la prévision, le chercheur s’intéresse à prédire une variable en utilisant une autre variable ou plusieurs. On appel la variable qui prédit variable indépendante et la variable à prédire variable dépendante.

4- La simulation :

La méthode de simulation, ou de symétrie consiste à construire un modèle qui représente la réalité et l'idée de base dans une méthode de simulation en créant une situation ou des circonstances semblables aux réelles conditions, ce qui donne une occasion d’effectuer des essais et des expériences dans des conditions semblables aux conditions prévues. La méthode de simulation permet d’examiner certaines situations avant leur exécution réelle, et par conséquent étudier l'effet du changement dans le modèle plutôt que de le faire dans la pratique. Cette méthode donne des résultats rapides au lieu d'attendre la réalisation de résultats réels.

V- DIFFICULTES ET OBSTACLES DE LA PLANIFICATION :

Il existe une multitude d’obstacles qui limite l'efficacité de la planification, ils se divisent en deux catégories : des difficultés en rapport avec la nature de la planification et des difficultés en rapport avec les individus qui travaillent sur la planification.

1- Difficultés en rapport avec la nature de la planification :

a. Rapidité du changement de l’environnement de l’organisation : l’environnement interne et externe de l’organisation subit des changements rapides, ce qui rend le processus de planification difficile, et par conséquent le responsable chargé de la planification est souvent contraint d’apporter des modifications dans le plan établis afin de s’adapter aux changements, ce qui entraîne des coûts et des efforts supplémentaires de planification.

b. Difficultés de mettre des prévisions justes et exactes : l’élaboration des plans repose sur des estimations et des prévisions préétablies par le planificateur, qui restent de simples suppositions ou prédictions qui peuvent ou non être réalisés.

c. Inflexibilité : Il y a beaucoup de facteurs internes à l'organisation qui l’empêchent d'atteindre ses objectifs de planification, parmi lesquels on peut citer : les comportements développés par le personnel dans l'organisation et qui sont difficiles à changer. Il est également difficile de changer les procédures, les politiques et les règles en vigueur dans l'entreprise avec lesquelles les travailleurs se sont accoutumées.

d. Coûts élevés de la planification et de re-planification : la planification exige des efforts et des coûts importants, cependant la planification et la re-planification nécessitent des moyens et des capacités que les organisations ne sont pas toutes en mesure de les détenir. La planification requiert du temps et de l’argent et consomme les efforts, le temps et les ressources financières en nécessitant des expériences techniques et consultatives pour élaborer avec précision et efficacité des scénarios futurs.

2- Difficultés en rapport avec les individus qui travaillent sur la planification :

a. Manque d’engagement de la planification : la plus part des directeurs et des managers ne respectent pas l’engagement des plans à long terme et se concentrent sur la gestion des affaires de leurs organisations à court terme. Par ailleurs, ils mettent l’accent sur les problèmes quotidiens ignorant ainsi l'avenir pour de nombreuses raisons, telles que : la difficulté de prédire l'avenir et ses coûts élevés.

b. Résistance au changement : La plupart des gens désirent la constance et la stabilité parce qu'ils appréhendent l’avenir et l’inconnu. Les directeurs conventionnels des organisations dont certains d'entre eux comptent beaucoup sur l'expérience antérieure accumulée, résistent au changement afin de maintenir leurs positions, leurs pouvoirs et leurs avantages.

CONCLUSION :

La Planification est un chemin qui permet la définition des objectifs de l'entreprise et qui prend en compte ses principales missions et la raison de son existence. Ce chemin implique une description des plus importantes étapes nécessaires pour atteindre les objectifs fixés pour tout programme.

La Planification est un chemin qui commence par la formulation des objectifs, l’identification des stratégies, des politiques et des plans détaillés en vue de les atteindre.

La Planification se caractérise principalement par :

- La planification concerne l’avenir ;

- La planification indique clairement les objectifs de l’organisation ;

- La planification veille à l'utilisation appropriée des activités significatives et régulières ;

- La planification réduit le travail non productif au minimum ;

- La planification indique à l'avance toutes les ressources nécessaires à l’utilisation en quantités et en qualité, et oeuvre à leur exploitation optimale ;

- La planification contraint le manager à concevoir intégralement et clairement une image fonctionnelle ;

- La planification est flexible.

Il existe trois types de planification : la planification stratégique, la planification tactique et la planification opérationnelle.

L

es organisations formulent généralement trois niveaux d'objectifs qui sont les suivants :

- Les objectifs stratégiques : qui se fixent à long terme par la direction supérieure de l’organisation ;

- Les objectifs tactiques : sont formulés par les managers de la direction moyenne pour permettre la réalisation des objectifs stratégiques ;

- Les objectifs opérationnels : sont préparés par les managers des directions inférieures (le niveau administratif inférieur), et qui sont des objectifs très spécifiques qui se définissent plutôt en termes de quantité.

Les caractéristiques d’un objectif efficace sont : la motivation, la réalisabilité, la mesurabilité quantitative, la clarté et la simplicité, l’assimilation, l’implication, l’acceptation, la convenance et le lien avec l'élément temps.

Les principaux éléments de la planification sont :

Les objectifs qui représentent la finalité que recherche les activités de l'organisation au cours d’une période de temps ;

Les stratégies qui représentent les objectifs de l'organisation à long terme ;

Les politique, qui sont une déclaration générale ou une compréhension générale qui conduisent et rationalisent la réflexion des subordonnés lors de prise de décisions ;

Les procédures, sont un genre de plans qui prédéterminent les moyens et les méthodes habituelles pour effectuer des tâches et des activités à l'avenir, elles sont un guide de travail, étant donné qu’elles spécifient dans le détail la manière d’exécuter le travail de façon ordonnée et séquentielle ;

Les budgets, sont une déclaration ou un rapport des résultats attendus exprimés en chiffres ;

Les programmes, sont un plan d'action pour accomplir des fonctions sur une période déterminée conformément aux budgets établis.

La planification passe par six étapes qui sont les suivantes :

- Identification et exploration des opportunités ;

- Fixation des objectifs ;

- Analyse de l'environnement et émission des hypothèses de planification ;

- Identification et évaluation des alternatives ;

- Choix du plan proposé (la solution) ;

- Elaboration des plans dérivés et des budgets.

La planification à long terme utilise plusieurs méthodes et outils qui sont : La Direction par objectifs, Les Réseaux, Les techniques statistiques et La simulation.

La planification fait face à divers obstacles et difficultés, qui se résument dans :

 Difficultés en rapport avec la nature de la planification : Rapidité du changement de l’environnement de l’organisation, Difficultés de mettre des prévisions justes et exactes, Inflexibilité et Coûts élevés de la planification et de re-planification.

 Difficultés en rapport avec les individus qui travaillent sur la planification : Manque d’engagement de la planification et Résistance au changement.