CHAPITRE N°06 : FONCTION D’ORIENTATION

CHAPITRE N°06 : FONCTION D’ORIENTATION

PLAN DU CHAPITRE N°06 :

INTRODUCTION

I- NOTION D’ORIENTATION

1- Définition de l'orientation

2- Importance de l’orientation

3- Principes et fondements de l’orientation

4- Types d’orientation

II- MOYENS ET OUTILS D’ORIENTATION

1- Le Leadership

2- La Motivation

3- La Communication

4- La Prise de décision

INTRODUCTION :

L’exercice de la planification et de l'organisation d'emploi devient un simple stéréotype dénué de sens, à moins qu'elles se dirigent vers la fédération des efforts des individus en conformité avec les plans prédéterminés, et dans le cadre de l'organisme adoptée. Cela est appelé la fonction d’orientation des efforts des individus.

L’orientation est une fonction incombée aux directeurs à tous les niveaux, son objectif est clair, elle 

vise à fédérer les efforts pour atteindre les objectifs. Pour ce faire, et grâce à la direction et à la communication les subordonnés reçoivent toutes les informations qui leur permettront d’effectuer correctement leurs tâches, tout en les motivant à travers un commandement approprié pour exercer le travail de manière satisfaisante.

L'exercice efficace de l’orientation se fait dans le cadre de la compréhension de la nature du comportement humain en tentant de l'influencer en l’orientant vers le sens désiré. La fonction d’orientation influence les autres fonctions administratives et subie leurs influences à son tour, sa réussite repose sur une bonne identification des objectifs, des plans et des politiques efficaces, une gestion administrative performante et des paramètres de contrôle maîtrisés.

La fonction d’orientation se focalise sur l’accomplissement de l'harmonie et de l'interaction entre les individus pour susciter leur inspiration, leur désir et leur énergie dans l’atteinte efficace, efficiente et avantageuse des objectifs fixés dans le plan de l’organisation. Nous allons développer dans ce cours les concepts de base de l’orientation en commençant par la définition et l’importance de l’orientation, ses principes et fondements pour arriver à ses quatre (04) outils (la motivation, la communication, le leadership, la prise de décision). Nous allons expliquer dans ce cours la prise de décision, quant aux autres outils ils seront détaillés dans les modules de communication professionnelle, et de relations humaines (cours sur le commandement administratif), la stimulation des ressources humaines (cours sur l’incitation et la motivation).

I- NOTION D’ORIENTATION :

1- Définition de l’orientation : Il existe plusieurs définitions de l’orientation, à savoir :

Définition 1 : L’orientation est la fonction administrative exécutive qui implique le commandement des individus, leur supervision et leur orientation pour assurer l’exécution des travaux, l’accomplissement des tâches et la coordination entre leurs efforts et le développement de la coopération sélective afin d'atteindre un objectif commun.

Définition 2 : L’orientation est un mécanisme d’influence sur le comportement des individus pour garantir la concentration de leurs efforts et la mobilisation de leurs énergies sur le but fixé. L’orientation cible l'utilisation du pouvoir et de la responsabilité incombée au gestionnaire en lui garantissant le respect de ses orientations et de ses directives par les autres.

Définition 3 : L’orientation est le processus par lequel on informe les individus des travaux à réaliser, on s’assure que chaque individu fait de son mieux pour accomplir le travail qui lui est confié. L’orientation se rapporte aux ordres émis par le directeur pour démarrer une opération, modifier son cours et l’arrêter.

L’orientation concerne principalement un certain nombre d'éléments qui sont les suivants :

- Préciser les devoirs des individus.

- Expliquer les procédures d’exécution des travaux.

- Conseils et une orientation continue.

- Encourager les individus.

- S’assurer que toute procédure s’est correctement déroulée, et que les actions sont orientées vers la résolution de problème ou traitement d’écart.

- Assigner les ordres et les instructions.

- L'existence d'une relation directe entre le chef et les subordonnés à titre individuel ou en groupe (les parties de l’orientation).

2- L'importance de l’orientation :

La fonction d’orientation est importante parce qu’elle reflète à la fois le bon ou le mauvais déroulement de l'ensemble du processus administratif. Une fois que les objectifs sont fixés et que les tâches sont réparties (la bonne personne au bon endroit) il est pertinent d’informer les individus, de les orienter, de les encourager et de les conduire vers l’atteinte des objectifs.

Si les actions administratives sont correctement réalisées et achevées, la responsabilité de l’orientation devient facile et accessible, mais si ces actions subissent un disfonctionnement au cours de l'une de leurs étapes ou n'ont pas reçus l'attention qu'elles méritent cela indique que la fonction d’orientation est à son tour dysfonctionnelle, par exemple : si les devoirs ne sont pas répartis sur les individus et les direction pour contribuer à la réalisation des objectifs et des plans, cela peut conduire à l'affaiblissement de l’engagement envers l’organisation, ou si des individus qui occupent des postes administratifs ne détiennent pas les compétences requises, l’atteinte des objectif devient alors difficile et la fonction d’orientation sera affectée.

On suppose que la fonction d’orientation doive être effectuée dans tous les niveaux de l’administration, cependant son importance accroît aux niveaux inférieurs où la relation est directe entre subordonnés et chef (individus et groupes) où l'importance de l’apprentissage et de l’orientation grandit. Par ailleurs, apparait l’efficacité de commander et d’influencer les individus pour atteindre les objectifs. Dans ce niveau le directeur contacte plusieurs fois les subordonnés, ce qu’ils leur permettent d’échanger les avis en ce qui concerne leurs problèmes personnels et leurs conditions de vie en plus du travail et des meilleures façons de le faire.

3- Les principes et les fondements de l’orientation :

3.1- Principes d’orientation :

a. Principe d'homogénéité des objectifs :

Ce principe démontre que l'efficacité de l’orientation repose sur l’existence d’homogénéité entre les objectifs des individus et les objectifs de l'organisation, parce que chaque individu travaille dans l’organisation pour atteindre ses objectifs personnels, mais il est très important d’atteindre les objectifs de l'entreprise ; cependant les deux (02) objectifs sont liés entre eux : si les objectifs de l’entreprise sont atteints elle va forcément satisfaire les besoins des individus.

Les gens qui travaillent dans l'organisation ont leurs propres objectifs, et veillent à les atteindre. Mais il est nécessaire d’oeuvrer pour atteindre les objectifs de l'organisation aussi, étant donné qu’ils constituent la raison d’être de l'organisation et par conséquent, il doit y avoir une complémentarité et une homogénéité entre les objectifs individuels et les objectifs de l'organisation (Enterprise).

b. Le principe de l'unité de commandement :

Le principe de l'unité du commandement est l'un des principes de l’organisation précédemment mentionné, il est également le principe du processus d’orientation. Il repose sur le fait que les subordonnés ne sont soumis qu’à un seul chef supérieur afin d’éviter les désaccords et d'assurer un sentiment de responsabilité personnelle, parce que les individus réagissent mieux si ils sont dirigés par un seul chef. 

3.2- Fondements d’orientation : On citera entre autre :

- La nécessité d'identifier l’objectif qui est l’axe principal de l'orientation dans toute activité au sein de l'organisation, il est donc le socle qui dirige les efforts des individus et des groupes à l’intérieur de toute organisation ;

- L'unité d’orientation et l’unité de commandement permettent d’éviter toutes contradictions dans l’application des ordres et des directives par les subordonnés en tant qu'individus ou groupes ;

- La coopération est la pierre angulaire de toute action collective réussie, il est donc nécessaire d’avoir une coopération entre supérieurs et subordonnés et entre collègues du même niveau organisationnel ;

- L’équité dans le traitement des subordonnés et la nécessité de construire et de prendre objectivement des décisions en matière de récompenses et de sanctions ;

- Développement de la notion de l’autocontrôle comme un moyen pour renforcer la confiance entre le supérieur et le subordonné d'une part, et développer l’esprit de loyauté et le sens de la responsabilité d’une autre part ;

- Assigner des ordres clairs, réalisables, convaincants et intégraux en fonction de la capacité des subordonnés ;

- Donner aux subordonnés des instructions et des directives claires et en rapport avec les conditions de travail, leur permettant ainsi d’identifier les moyens pour accomplir leurs tâches ;

- Motiver les individus à l’accomplissement pour qu’ils puissent atteindre la performance escomptée par le directeur.

4- Types d’orientation :

Il existe deux (02) types d’orientation : l’orientation directe et l’orientation indirecte.

4.1- L’orientation directe: Est un type d’orientation administrative utilisée par le responsable administratif ou le directeur dans le cas où tout est sous contrôle, il définit alors les tâches et les devoirs à accomplir par l’employé, il lui précise la manière de faire en l’invitant à aborder différentes questions et à demander des renseignements chaque fois que l’occasion se présente.

On retrouve l’orientation directe dans les cas suivants :

- Le nouvel employé qui doit acquérir des connaissances et de l’expérience pour résoudre ses problèmes ;

- Le responsable administratif qui a failli dans sa conduite envers les individus ;

- La performance des individus dans le travail est faible ou inexistante ;

- Le besoin à plus d'informations avant que le responsable administratif ne prenne ses décisions pour orienter les individus.

4.2- L’orientation indirecte : Qui signifie que le directeur/ responsable administratif est chargé d’aider l’individu pour pouvoir prendre des décisions appropriées par lui-même dans son travail et sa fonction au lieu de le forcer à faire les choses.

On retrouve l’orientation indirecte dans les cas suivants :

- Existence de conflits personnels ;

- L'existence de problèmes connus de l'individu plus que du responsable administratif hiérarchique.

II- MOYENS ET INSTRUMENTS DE L’ORIENTATION :

La pratique de l’orientation nécessite l’existence de plusieurs outils ou instruments tels que : le leadership, la motivation, la communication et la prise de décision.

1- Le leadership : 

Le leadership est l’un des principaux outils d’orientation, il est le noyau même de cette fonction. Kant la définit comme suit :" le leadership administratif est un processus par lequel les individus sont influencés et encouragés à atteindre les objectifs". Des études comportementales ont conclus que le groupe a besoin d’une personne qui aura en charge deux (02) principales missions :

Porter de l'intérêt pour le travail et les tâches y afférentes et aux individus, alors le directeur qui peut accomplir brillamment ces deux (02) fonctions est un véritable leader.

Nous allons examiner en détail le chapitre sur leadership administratif dans le cours des relations humaines.

2- La motivation :

C’est un influent interne qui active et dynamise puis oriente le comportement humain vers l’atteinte de certains objectifs.

Nous aborderons en détail le chapitre de la motivation dans le module : « Stimulation des ressources humaines ».

3- La communication :

La réussite dans le domaine de la gestion dépend en grande partie de la capacité du gestionnaire à comprendre les individus et de leur capacité à le comprendre à leur tour, et cela n’est possible que grâce à la communication qui permet d’orienter l’activité de toute organisation. Il est capital de transférer les informations d’un individu à un autre pour assurer la modification et le changement de comportement afin de réaliser les objectifs.

Une bonne communication contribue à améliorer la performance. Elle est considérée comme une nécessité structurelle de toute organisation, en plus de cela, elle est le processus de transfert et d'échange d'informations concernant l’organisation.

La communication est aussi une action sociale à travers laquelle interagit les groupes de travail les uns avec les autres à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de l’organisation. A l’intérieur par exemple le 

Directeur/Chef et ses assistants influencent positivement le groupe dans le sens de l’atteinte de l’objectif. Grâce à la communication, les employés peuvent par eux-mêmes établir le déroulement du travail ; ce qui leur génère un sentiment de satisfaction et de stabilité psychologique, il est donc possible d’atteindre les objectifs de l’employé et celui de l’organisation en même temps.

Nous aborderons en détail le chapitre de la communication dans les cours de communication organisationnelle.

4- La prise de décision :

Les décisions jouent un rôle important pour convaincre les individus de ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs, il n'existe pas de moyens qui garantit cela, et à cet égard les exécutant croient que les décisions sont les leurs parce qu’ils sont impliqués dans la prise de décision. Il ne faut pas que la décision soit juste conçue pour permettre au manager de faire son travail d'une manière plus facile et meilleure, mais elle devrait aussi aider les individus à atteindre leurs objectifs et à accomplir leur travail puisque la décision affecte les actes des individus.

4.1- Types de décisions administratives :

Les décisions qui sont prises dans le domaine de la gestion des organisations sont classées dans deux (02) catégories : les décisions conventionnelles et les décisions non conventionnelles.

a. Les décisions conventionnelles : qui sont scindées en :

- Décisions opérationnelles : Elles concernent les problèmes répétitifs/redondants simples tels que ceux liés à la présence, le départ, la répartition du travail, les absences, les congés et la manière de traiter les plaintes. Ce type de décision peut se faire immédiatement par le directeur grâce à l'expérience acquise et aux informations dont il dispose.

- Les décisions tactiques : C’est des décisions répétitives/redondantes techniques et plus détaillées, qui se trouvent à un niveau supérieur par rapport aux décisions opérationnelles. Ce genre de décisions est plutôt confié aux responsables techniques et spécialisés.

b. Les décisions non-conventionnelles :

- Les décisions vitales : Sont liés aux problèmes vitaux qui nécessitent dans leur résolution la compréhension mutuelle, le débat et l'échange d'opinions sur une grande échelle. Dans ce genre de décision le Directeur /Décideur prend l’initiative de convier ses collaborateurs et conseillers parmi les services d’administration, les services techniques et le service juridiques à une réunion pour étudier le problème, et là le Directeur /Décideur cherche à impliquer toutes les parties concernées, et à leur donner toute la liberté de discuter et de débattre en clarifiant les forces et les faiblesses.

- Les décisions stratégiques : Une des décisions non conventionnelles, qui se rapportent aux problèmes stratégiques et multidimensionnels, d'une grande profondeur et complexité. Dans ce genre de décision il est demandé de rechercher en profondeur, d’examiner attentivement et rigoureusement toutes les hypothèses et les éventualités.

4.2- Le processus de prise de décision :

Ce processus comprend cinq (05) différentes phases qui sont les suivantes :

a. Phase d'identification du problème ;

b. Phase de la recherche d’options ;

c. Phase d'évaluation des options et choix de la solution ;

d. Phase d’exécution de la solution ;

e. Phase d’évaluation des résultats.

a. Phase d'identification du problème :

L’existence d’un problème signifie qu’il y’a un écart entre l’état actuel et l’état visé ou souhaité, cette phase d’identification comprend trois (03) étapes : l'exploration, la détermination précise de la nature du problème, le diagnostic.

- Exploration : faire le suivi de la situation actuelle en fonction des changements qui peuvent conduire à l'apparition du problème, et à cet effet, il faut distinguer entre les causes apparentes et les causes réelles du problème. Il est fort possible qu’un problème de baisse dans le chiffre d’affaires d’une société par exemple nous conduit à croire les causes apparentes qui nous suggère que le représentant commercial a failli à sa tâche, cependant l’examen approfondi indiquera que le problème est plutôt dus à la faiblesse du niveau de qualité qui n’a rien à voir avec le représentent commercial. Il est important de ne pas surestimé ou sous-estimé un problème, mais de lui donner sa juste valeur.

- Détermination précise de la nature du problème : ce qui nécessite une précision dans l’identification de l’écart entre la situation actuelle et la situation visée et sa valorisation quantitative et qualitative.

- Diagnostic : comprend la collecte de données supplémentaires et la détermination des variables qui influent sur le problème, ainsi que les résultats y afférents.

b. Phase de la recherche d’options :

La deuxième étape du processus de prise de décision concerne pour l’identification des options et des solutions possibles et disponibles pour résoudre le problème, et nécessite l’existence d’au moins deux (02) alternatives, parce que, être face à une seule option signifie qu’il n’y a pas de prise de décision.

Le décideur est tenu de prendre en compte toutes les options possibles et qu’ils lui sont facile à identifier de la manière suivante :

- A partir de ses expériences précédentes des situations similaires, ainsi que par la comparaison des solutions trouvées par d'autres dans d'autres unités en utilisant son propre raisonnement.

- Procéder à un examen complet et suffisant pour l’ensemble du problème.

c. Phase d'évaluation des options et choix de la solution :

Cette étape est basée sur la définition des avantages et des inconvénients de chaque option, et ce avant d’en choisir une. Il faut donc évaluer chacune d'elles d'une manière logique et en fonction de six (06) paramètres qui sont les suivant :

- La possibilité d’application : Ce paramètre fait référence à la possibilité de mettre en oeuvre une solution alternative en fonction des contraintes organisationnelles imposées comme le temps, les budgets financiers, la technologie, et dans le cas où l’option ne réponds pas à ce paramètre elle est exclue.

- La qualité : Qui indique que l’option est en mesure de résoudre le problème efficacement, il faut donc exclure toutes les autres options qui n’apportent que des solutions partielles.

- L’acceptation : Ce paramètre se réfère au degré de préparation à la fois du décideur et de l’exécutant de la décision à soutenir l’option choisie et à contribuer à sa mise en oeuvre.

- Les coûts : Qui indiquent toutes les ressources nécessaires à la solution alternative, ainsi que les effets secondaires indésirables de la même option.

- La réversibilité : Ce paramètre fait référence à la possibilité de faire opposition à l'alternative choisie et revenir au point de départ, le cas échéant, un exemple bien connu celui de Coca-Cola en 1985 quand elle rencontré des difficultés à présenter sa nouvelle composition, elle a récupéré celle du coca classique.

- L’éthique : Le présent paramètre renvoie à la concordance de l’option/solution alternative avec les responsabilités sociales de l'organisation et des normes éthiques des managers. Après avoir évalué séparément chaque alternative on optera pour la plus appropriée pour la résolution du problème.

d. Phase d’exécution de la solution :

Il est question dans cette étape de mettre en oeuvre la solution qui a été choisie. Une bonne exécution dépend de plusieurs facteurs, à savoir :

- Conviction des travailleurs de l'importance de la mise en oeuvre de la solution ;

- La disponibilité de ressources suffisantes pour son exécution ;

- Solution réaliste et précise ;

- Choix du bon moment et du bon lieu pour l’exécution.

e. Phase d’évaluation des résultats :

Les managers doivent suivre l’exécution de la décision et les progrès réalisés en fonction de la planification, s’assurer que le problème est résolu par le processus de prise de décision, et à cet égard, il est donc nécessaire de pourvoir les moyens pour faire le suivi à travers un système d'information, puisque le processus de prise de décision est cyclique et il se répète chaque fois qu’il le faut.

CONCLUSION : 

L'Orientation est la troisième fonction administrative des fonctions de gestion qui impliquent le commandement des individus, leur supervision ainsi que leur orientation et leur direction sur la façon d’accomplir et d’achever les activités, la coordination de leurs efforts, le développement de la coopération sélective entre eux afin d'atteindre un objectif commun.

La fonction d’orientation est importante parce qu’elle reflète à la fois le bon ou le mauvais déroulement de l'ensemble du processus administratif. Une fois que les objectifs sont fixés et que les tâches sont réparties (la bonne personne au bon endroit) il est pertinent d’informer les individus, de les orienter, de les encourager et de les conduire vers l’atteinte des objectifs.

Les principes de l’orientation se résument principe d'homogénéité des objectifs, et au principe de l'unité de commandement.

Les fondements de l'orientation sont les suivants :

La nécessité d'identifier l’objectif, l'unité d'orientation et l'unité de commandement, la nécessité d'une coopération entre supérieurs et subordonnés et entre collègues du même niveau organisationnel,

La coopération est la pierre angulaire de toute action collective réussie, il est donc nécessaire d’avoir une coopération entre supérieurs et subordonnés et entre collègues du même niveau organisationnel, l’équité dans le traitement des subordonnés, le développement de la notion de l’autocontrôle, assigner des ordres clairs, réalisables, convaincants et intégraux en fonction de la capacité des subordonnés, donner aux subordonnés des instructions et des directives claires et en rapport avec les conditions de travail, motiver les individus à l’accomplissement.

Outils ou instruments d’orientation : le leadership, la motivation, la communication et la prise de décision.