LA LEÇON N° 01 : ANALYSE DU POSTE DE TRAVAIL

LA LEÇON N° 01 : ANALYSE DU POSTE DE TRAVAIL

PLAN DE LA LEÇON N° 01:

INTRODUCTION :

I- DEFINITION DE L’ANALYSE DES POSTES ET SON VOCABULAIRE

1- Définition de l’analyse du poste de travail

2- Vocabulaire de l’analyse des postes de travail

II- BUTS, OBJECTIFS, ROLES ET IMPORTANCE DE

L’ANALYSE DES POSTES

1- Le but de l’analyse des postes

2- Les objectifs de l’analyse des postes

3- Le rôle de l’analyse des postes

4- L’importance de l’analyse des postes

III- LA RELATION DE L’ANALYSE DES POSTES AVEC

LES ACTIVITES DE LA GRH.

I- DEFINITION DE L’ANALYSE DES POSTES ET SON VOCABULAIRE :

1- Définition de l’analyse du poste de travail:

Première définition :

L’analyse des postes désigne l’opération qui rassemble, étudie, analyse et enregistre les informations relatives aux Taches et aux pouvoirs du poste, ainsi que ses différentes dimensions, et les exigences requises pour l’occuper. Le résultat de cette analyse consiste à élaborer une fiche des obligations et des responsabilités du poste donné, soit la fiche du poste de travail et les conditions qui doivent se réunir dans ce poste.

Deuxième définition :

L’analyse des postes de travail vise à définir les caractéristiques de chaque poste de travail, ce qui veut dire expliquer son but, ses Taches, ses responsabilités, apprécier le degré de qualifications et de compétences, le type de qualification demandé, analyse de sa nature, et des conditions spécifiques en vue d’arriver à une description globale.

Troisième définition :

L’analyse des postes a pour objectif de déterminer les critères de chaque poste dans l’entreprise, à travers l’observation et l’étude, soit de préciser les devoirs et les responsabilités spécifiques au poste, d’apprécier le niveau de qualification, de compétence et le type d’aptitude chez celui qui l’occupe.

Quatrième définition :

L’analyse des postes consiste à définir les activités et les missions, du poste en précisant les caractéristiques qui doivent exister chez le candidat au poste.

Nous constations d’après la définition précédente que chaque poste est composé d’une série de missions qui s’appelle aussi les charges ou responsabilité ou spécifications : chaque mission comprend des activités diverses.

Cinquième définition :

L’analyse du poste est un processus scientifique qui consiste à réunir des vérités, des informations précises sur les exigences de chaque poste ; à travers l’analyse des composantes, déterminer sa nature et les missions de chaque élément, dans le but de connaitre les exigences quantitatives, les qualifications, les capacités et les compétences requises pour l’occupant du poste, afin de réaliser un niveau de prestation adéquat.

Donc, c’est l’opération de collecte des informations sur les caractéristiques de chaque poste de travail qui diffère des autres, le but principal de l’opération de collecte d’informations est d’essayer de répondre aux questions suivantes:

 Quels sont les travaux effectués par l’individu dans l’organisme ?

 Comment effectue- t-il ces travaux ?quels sont les moyens et les outils qu’il utilise pour réaliser ces travaux ?

 Quel est le résultat de ces travaux en biens et en services ?

 Quels sont les aptitudes et les qualifications pour effectuer ces travaux ?

Après avoir expliqué le concept de l’analyse des travaux et des postes, nous pouvons dire que :

L’opération de l’analyse des postes est une opération descriptive, qui décrit la nature du poste, sans décrire la prestation de l’occupant du poste ; ceci a été déjà décrit dans une étape précédente qui est l’étape de la conception et la structuration des postes et travaux.

Après les définitions précédentes, il est clair que l’analyse des postes traite dans ses deux aspects (description du poste et caractéristique de l’occupant) comme il est précisé dans le schéma suivant ce qui suit :

 Poste de travail :

C’est un ensemble de Taches et de responsabilités définies par un pouvoir compétent. Le poste de travail peut être vacant ou occupé par une seule personne, désignée par un pouvoir compétent pour effectuer les Taches et les responsabilités de ce poste, d’une manière permanente ou provisoire, moyennant un salaire fixe. Le niveau du poste de travail n’est pas affecté dans la pyramide administrative par la qualification de son occupant et sa méthode de travail.

 Description des emplois :

La description des emplois est un état global des objectifs, Taches et responsabilités liés à un travail donné :

 Spécifications de l’occupant ; spécifications des emplois :

La spécification du poste est un état détaillé sur les activités physiques et mentales engagées dans un travail donné, ainsi que les conditions matérielles et sociales de ce travail. La qualification est souvent exprimée à travers les facteurs de comportement : soit ce que fait le travailleur, les connaissances qu’ils acquièrent pendant son travail et qui lui permettent de réaliser son travail.

 Classification des emplois :

La classification des emplois vise à classer les postes de travail, les rassembler dans un organisme ou entreprise, d’une manière organisée dans des groupes sur la base de la ressemblance des Taches, des responsabilités, et des qualifications requises, pour occuper un poste donné. Chaque catégorie regroupe un ensemble de fonctions similaires dans la description fonctionnelle et les spécifications de l’occupant du poste et selon aussi le degré de difficulté et de responsabilité.

Souvent l’analyse des postes fait ressortir des ressemblances entre les spécifications de certains emplois, ce qui nécessite de les mettre dans une seule catégorie. D’où l’importance de la classification des emplois ; de mettre les emplois similaires dans des groupes et de les distinguer par un chiffre symbolique qui la différencie des autres.

2- Vocabulaire de l’analyse des postes de travail:

Elément: la plus petite unité qui existe dans une activité ou travail ; par exemple: l’un des éléments de la tache du directeur des salaires et rémunération est de signer les chèques à chaque fois qu’il faut verser les salaires aux travailleurs.

Opération: représente un ensemble d’éléments effectués par un individu pour atteindre un objectif donné. L’opération est une unité définie regroupant un nombre de facteurs réalisés à travers un ensemble de mesures, de procédures et de méthodes.

Tache: un ensemble d’opérations définies effectuées par le travailleur en vue de réaliser une activité ou efficacité spécifique au sein de sa responsabilité. La tache représente un des éléments majeurs du travail qui peut être distingué et qui diffère des autres Taches ; il peut être décrit en une seule petite expression.

La tache peut être divisée en un ensemble d’opérations liées les une aux autres ; or ceci n’est pas demandé pour des raisons de l’évaluation du travail.

Travail : désigne l’ensemble des Taches confiées à une personne donnée, qui sera chargée de les réaliser : donc le travail est l’ensemble de Taches effectuées par un seul individu.

La fonction (le poste) : désigne l’ensemble des Taches exécutées par un individu ayant un caractère répétitif et similaire ; elle a besoin d’une cohésion dans les connaissances et le savoir faire.

Le poste est donc un ensemble de travaux et de responsabilités identiques complémentaires confiés à une personne pour l’exécuter.

L’emploi : est un ensemble de fonctions identiques du point de vue type du travail et qui existe dans les différents organismes ou au niveau d’un secteur donné comme par exemple l’industrie ; donc, l’enseignement est un emploi, le commerce est un emploi et la couture est aussi un emploi

Il est possible d’expliquer les relations entre le vocabulaire de l’analyse des postes précédents dans le schéma suivant :

II- BUT, OBJECTIF, ROLE ET IMPORTANCE DE L’ANALYSE DES POSTES :

1- Le but de l’analyse des postes :

Le but principal de l’opération analyse des postes vise à fournir toutes les informations utiles aux gestionnaires sur les postes en rapport avec la structure organique de l’entreprise. Elle vise aussi à définir la méthode à adopter par cette dernière pour pourvoir ces postes et réaliser ces objectifs. Grace aux informations fournies par l’analyse des postes, la GRH sera en mesure de résoudre les problèmes suivants :

- L’organigramme:

L’analyse des postes permet à la GRH de définir le mode et la méthode de répartition de l’ensemble des Taches entre les unités administratives, les services, et les groupes de travail.

- La structure fonctionnelle :

Permet de définir le mode de collecte et de rassemblement des Taches à l’intérieur d’un poste ou dans une famille de postes.

- Au niveau du pouvoir :

Permet de comprendre et d’assimiler la répartition du pouvoir dans l’organisme.

- La responsabilité :

Les résultats de l’analyse des postes permettent de comprendre la hiérarchie dans l’organisme et de déterminer le nombre et le type de personnes travailleuses et qui dépendent de chaque responsable hiérarchique.

- Egalité des chances dans l’obtention du poste :

L’analyse des postes permet d’élaborer la politique qui donne des chances égales à tous les individus qui travaillent dans l’organisme, et met fin à toutes les pratiques de différentes formes de distinction et de non respect de leurs droits.

- Critères de rentabilité :

Les critères de prestation et de rentabilité ont une relation directe avec les exigences imposées par les résultats de l’analyse des postes. Ces critères permettent de mesurer le niveau de prestation individuelle et collective des individus au travail.

- Orientation :

L’analyse des postes permet aux responsables hiérarchiques et aux occupants de postes de rédiger des lettres de recommandation spécifiques aux travailleurs qui quittent l’entreprise et qui sont à la recherche des postes de travail.

2- Les objectifs de l’analyse des postes :

L’étude de postes sert dans des dizaines d’applications importantes et qui couvrent pratiquement l’ensemble de la vie sociale de l’organisme soit :

A. L’étude de poste permet de connaitre objectivement les qualités humaines requises par le poste ; par conséquent, elle a des répercussions sur ce que l’on appelle « les exigences humaines » du poste, ce qui constitue une condition majeure du recrutement, de la sélection des travailleurs, de leurs promotions et du changement du poste soit sur l’ensemble du système de désignation.

B. L’étude de poste se répercute sur la formation ; les programmes des centres de formation supposent que la formation contient une liste détaillée des opérations (même partielle) pratiques relatives à chaque travail. Il est prévu qu’il existe aussi une description de la méthode qui s’applique à ces opérations, en plus d’une liste exhaustive des connaissances requises dans le but de maitriser tous les éléments de base qui composent le programme de formation. Evaluer l’efficacité du programme de formation à travers l’analyse du travail effectué par les individus «formés », ceci est le seul critère de l’efficacité de la formation.

C. L’étude de poste vise également l’évaluation des opérations, ce qui mène à l’évaluation du travail, la délimitation du niveau de responsabilité et des profits qui en découlent (le salaire par exemple)

D. L’étude de poste permet aussi de le redéfinir ce qui veut dire estimer la charge du travail ; ce qui nous permet de décider si le travail nécessite de le diviser en deux parties par exemple, et mesurer l’écart qui existe entre le poste défini en théorie et le poste réel.

E. L’étude de poste permet de développer les modes et méthodes de travail. Ce coté technique concerne l’organisation du poste et du travail.

F. Enfin les études de poste ont d’autres applications importantes comme :

- Analyse des causes des accidents de travail, mise en place des méthodes de prévention

- Réserver certains postes aux handicapés moteurs en adéquation avec le type et la gravité de l’handicap.

- Informer les services du travail concernant les postes vacants

- Informer les candidats aux postes

- Conseils et instructions qu’il faut donner aux travailleurs installés dans de nouveaux postes.

- Directives à donner aux chargés de présenter des « simulateurs » soit des spécimens sur le poste réel pour les besoins de la formation de nouveaux travailleurs, ou pour la restructuration du poste ou encore pour l’étude des variantes qui composent le poste.

- Directives à donner aux psychologues techniques pour l’évolution des batteries des examens facultatifs ou orientation professionnelle.

Il y’a lieu d’ajouter les possibilités ouvertes à travers la comparaison entre les postes étudiés et l’exploitation de ces études à un haut niveau de coordination et d’organisation.

3- Rôle de l’analyse des postes :

Le rôle de l’opération analyse du poste consiste à analyser les postes de l’organisme et à fournir les informations détaillés sur chaque poste. Ces informations sont d’une grande importance pour les autres postes de la GRH. Elles fournissent des données précises sur les postes qui sont assurés par l’analyse des postes, en coordination avec les autres informations (exemple l’organigramme, l’étude de marché) et constituent une base de données pour un plan d’évaluation correct et efficace.

4- L’importance de l’analyse des postes :

L’importance et les usages de la fonction analyse des postes consistent à définir les niveaux de salaires, et tout ce qui intervient dans le cadre d’asseoir l’égalité et la justice dans le suivi des objectifs de l’organisme, donc, l’analyse du travail contribue et permet de renforcer les relations de travail.

En conclusion, tous les individus travailleurs, les salariés les membres et les représentants des travailleurs auront les informations dont ils ont besoin d’un seul document pour analyser le travail. Par conséquent, les négociations collectives sur les salaires et les conditions d’application des accords et conventions collectifs de travail auront lieu sans difficultés et d’une façon harmonieuse.

En plus, l’analyse du travail permet de connaitre les différents dangers professionnels qui entourent le lieu et le domaine du travail, qui menacent la santé et la sécurité professionnelle des individus au travail, ce qui permet à l’organisme de réduire le nombre d’accident de travail.

D’autre part, l’analyse du travail permet de constater si les travailleurs disposent de capacités et de qualifications qui leur permettent de participer au mouvement de la GRH (promotions, transferts etc…) dans les postes, ainsi, les organismes assurent l’exploitation optimale de RH.

Ils peuvent également dresser un inventaire des postes et procéder à leur révision, et effectuer les modifications adéquates des fonctions suivant les exigences organisationnelles.

L’analyse des postes est l’un des piliers sur lesquels se base la gestion des individus, dans la pratique hiérarchique de ses différentes fonctions principales ; ceci apparait à travers les usages suivants :

- Planification de la RH :

L’existence d’un système complémentaire d’analyse des postes permet de définir le nombre et les types de postes exigés pour réaliser les objectifs actuels et prévisionnels ; de cerner quelles sont les conditions et les qualifications requises pour occuper ces postes, afin de prendre les mesures nécessaires pour fournir les besoins en main d’oeuvre, soit de l’intérieur de l’organisme ou de l’extérieur.

- Sélection et recrutement

L’opération sélection vise à choisir les meilleurs éléments pour occuper les postes vacants dans l’organisme. Pour cela, il s’agit de comparer les qualifications, les capacités, les compétences et les tendances de la personne qui se présente avec les conditions énumérées dans les bulletins de l’analyse des postes, pour pouvoir apporter un jugement juste sur la possibilité d’occuper le poste. Car le nom ou la désignation du poste à elle seule ne suffit pas de juger et il faut les informations détaillées comprises dans les bulletins d’analyse.

- Mise en place d’une structure équitable des salaires :

La mise en place d’un système juste des salaires au sein de l’organisme exige la définition de la valeur relative de chaque poste, comparé aux autres postes, à travers ce qu’on appelle la valorisation des postes. Pour que cette opération soit correcte, il faut peser et évaluer tous les éléments composant chaque poste (les Taches, les responsabilités, les conditions de travail, les qualifications, l’expérience, les capacités, les aptitudes nécessaires, l’effort physique et mental etc…). Les bulletins de l’analyse des postes constituent évidemment la source principale de toutes ces informations détaillées.

- Formation et développement :

Qu’il s’agisse des nouveaux fonctionnaires, des anciens, ou de l’organe administrative, les bulletins de l’analyse des postes fournissent les informations qui permettent d’indiquer les domaines ou les sujets qui doivent être concernés par la formation, à l’ombre des thèmes intéressés par la formation à la suite des résultats des examens et des entrevues avec les nouveaux recrues ; après également lecture des rapports de performance et des plans de développement de la carrière des anciens travailleurs, ces sources montrent les types de besoins que la formation doit satisfaire.

- Développement de la carrière professionnelle :

Les chances de postes disponibles à l’intérieur de l’organisme, et qui permettent aux individus de satisfaire leur ambitions, doivent s’accompagner de la présence du bulletin de l’analyse de chacune de ces chances, qui précise les conditions et les qualifications demandées, car grâce à cela, l’individu peut planifier sa carrière professionnelle sur une bonne base.

- Evaluation de la prestation :

Les informations fournies par les bulletins d’analyse des postes permettent d’établir des normes précises de prestation, et à travers leurs comparaisons, l’administration peut juger le niveau de prestation des individus dans le travail.

- La redéfinition du travail :

Les bulletins d’analyse des postes permettent de fournir les informations de base qui servent à redéfinir la conception du travail afin de réaliser certains objectifs tels l’amélioration et le développement des méthodes et de modes de travail.

- Le transfert et la promotion :

Les indications fournies par les bulletins d’analyse des postes aident dans une large mesure à juger de la possibilité de ceux qui sont destinés à être transférés ou promus à certains postes.

- Mise en place des programmes d’hygiène et de sécurité :

Les bulletins d’analyse des postes dévoilent les conditions réelles de l’accomplissement du travail, ainsi que les risques et les dangers que peuvent subir les individus dans leur travail (la température élevée, le bruit, l’humidité, les poussières etc…). Ces informations peuvent être utiles pour la mise en place de programmes de sécurité et d’hygiène, de manière à réduire des effets néfastes de ces dangers sur le facteur humain au maximum.

III- LA RELATION ENTRE L’ANALYSE DES POSTES AVEC LES ACTIVITES DE LA GRH :

Fournir des indications globales sur les activités et les opérations composant le poste et les caractéristiques de son occupant à une importance majeure dans l’accomplissement de la majorité des fonctions de la GRH, ce qui sera expliqué ci- dessous :