LA LEÇON N° 02 : ETAPES DE L’OPERATION ANALYSE DES POSTES

LA LEÇON N° 02 : ETAPES DE L’OPERATION ANALYSE DES POSTES

PLAN DE LA LEÇON N° 02:

I - ETAPES DE L’ANALYSE DES POSTES

1- Définir l’objectif et choisir un échantillon de postes

2- Faire connaitre les postes

3- Choix du mode de collecte des informations

4- Collecte des informations requises

II - MODES ET OUTILS DE L’ANALYSE DES POSTES

1- L'observation

2- Les entrevues avec le ou les titulaires des postes

3- Le journal (Les notes prises par le titulaire du poste)

4- Avis des experts

5- Enquête

I - ETAPES DE L’ANALYSE DES POSTES :

L’opération analyse des postes est composée de six étapes fondamentales décrites dans le schéma suivant :

Nous allons expliquer le contenu de chaque étape comme suit :

1 - Définir l’objectif et choisir un échantillon de postes :

Le premier pas à prendre par le directeur de la GRH est de définir le but visé par l’opération d’analyse des postes. L’entreprise désire procéder à l’analyse à cause du développement et de l’extension rapide, ou à cause des difficultés qu’elle rencontre et il faut réduire le nombre de postes ? Est- ce que l’analyse des postes est due à la fusion de l’entreprise avec une autre entreprise ou une autre section de l’entreprise ? Le but de l’analyse doit être clair et en relation avec la stratégie de l’entreprise pour réussir l’opération. Après avoir défini l’objectif de l’analyse, l’entreprise procède à la sélection d’un échantillon de postes.

Si l’entreprise existe déjà et exerce depuis une longue date, et a besoin d’une analyse de ses postes, la direction des RH doit choisir un échantillon de postes qui représente l’ensemble des fonctions. Il est préférable de diviser les fonctions en catégories définies comme par exemple, les fonctions écrites, les fonctions techniques, les fonctions administratives supérieures et moyennes, comme les chefs de département ou encore la ligne de supervision directe comme les superviseurs ou les contrôleurs des travailleurs. Dans le cas ou l’entreprise est nouvelle, il faut prendre toutes les fonctions.

2 - Faire connaitre les postes :

C’est la deuxième étape dans le processus d’analyse des postes, il s’agit de connaitre les caractéristiques des différentes catégories de postes à analyser. On peut résumer les facteurs de cette étape dans le tableau suivant :

3- Choix du mode de collecte des informations :

La troisième étape consiste à choisir un mode de collecte des informations concernant la fonction à analyser. Il existe plusieurs méthodes scientifiques pour rassembler les données d’analyse des occupants des postes et de leurs chefs directs. Cependant, il existe trois formules les plus utilisées et qui sont : l’observation personnelle, l’enquête et l’entrevue. Le choix d’une méthode est motivé par plusieurs facteurs dont : l’état et la situation globale, les objectifs tracés, le degré de participation des travailleurs à l’opération d’analyse, le niveau et le type d’information à collecter etc… par exemple, dans le cas d’une analyse à caractère répétitif, il est préférable de choisir la méthode d’observation pour réaliser les objectifs.

4- Collecte des informations requises :

Les données rassemblées sont de nature qualitative (non numérique), c’est une description orale qui prend souvent la forme narrative orale du contenu de la fonction à analyser, des conditions de travail dans lesquelles elle se déroule. Les informations réunies peuvent se concentrer sur un devoir ou un comportement. Le type d’informations requises collectées est déterminé par une des méthodes de collecte suivantes : l’observation, l’entrevue, l’enquête, selon la nature des postes à analyser. Les données principales à obtenir par le chargé de l’analyse sont : ce que fait le travailleur ou le fonctionnaire, comment réalise t-il son travail ? Pourquoi le travailleur accomplit-il son travail ? Et le type de savoir faire nécessaires pour accomplir son travail.

Pour collecter ces données auprès des occupants de postes, il faut tenir compte de ce qui suit lors de la collecte d’informations :

- S’assurer que l’occupant du poste comprend bien que l’analyse du poste concerne la fonction elle-même et non son occupant

- Encourager l’occupant du poste à donner les informations utiles sur le travail

- Aider le travailleur pour se concentrer et organiser ses idées.

5- La rédaction des descriptions d’emplois:

La cinquième étape c’est la description de l’emploi. Après la collecte des données sur le travail, vient l’étape d’analyse dans le but de sa révision, pour éliminer la contradiction, et le classer dans un nombre de facteurs d’analyse qui peuvent être mesurés d’une manière objective, en vue de constater la nature de travail de chaque emploi et le niveau de difficultés et de responsabilité de son occupant ainsi que les qualifications requises.

La description d’emplois vise à établir des fiches de description de l’emploi d’après les données collectées, révisées et classées dans les étapes précédentes. Après avoir regroupé les données suffisantes, l’analyste de l’emploi procède à l’inscription et à la rédaction de ces données en utilisant un des modèles de description des emplois.

La description de l’emploi veut dire la collecte des Taches importantes de l’emploi, la décrire en détails ; le classement des Taches de la fonction doit se faire des plus fondamentales vers les Taches secondaires. Ici, il faut couvrir l’ensemble des domaines liés à la fonction, en utilisant les termes simples et clairs. A la fin de cette étape, l’analyste aura une esquisse de l’analyse du travail ou ce que l’on appelle la fiche du poste de travail.

Il existe certaines règles qui doivent être suivies lors de l’élaboration et de la rédaction de l’esquisse relative à la description du poste de travail dont nous citons :

- Commencer chaque phrase par un verbe actif pour décrire le travail effectué par le travailleur.

- Utiliser des termes précis

- Effectuer un lien entre les différentes Taches et expliquer le lien entre elles et non se contenter de les citer isolées.

- Tenir compte du classement des Taches

- Déterminer avec précision chaque tache de la fonction d’une manière qualitative et quantitative, montrer par exemple pour chaque fonction le temps nécessaire pour réaliser la tache.

- A la fin de l’achèvement de la description du poste, l’analyste procèdera à la révision de l’esquisse des bulletins d’analyse avec l’occupant du poste, et le responsable direct pour l’approuver.

Nous pouvons expliquer un spécimen de bulletin de description du poste suivant :

6- Spécification des emplois :

La dernière étape du processus d’analyse des emplois consiste à élaborer l’état de spécification des emplois qui complète la description du poste. Cet état opère la cohésion et la cohérence entre le contenu de la description et les exigences du poste, qui désignent l’ensemble des capacités individuelles définies à partir des indices que nous trouvons dans le contenu de l’analyse de l’emploi. Ces exigences comprennent les demandes et les conditions qui doivent exister chez l’occupant du poste à savoir les qualifications, le savoir faire, les connaissances, la formation, les aptitudes et doivent répondre aux questions suivantes : quelles sont les exigences du poste?

Il existe plusieurs types d’exigences et de conditions du poste dont : la formation scientifique, l’expérience professionnelle, la formation, les responsabilités, les conditions de travail, et les dangers professionnels.

L’exemple suivant explique le spécimen de spécification de l’emploi cité dans l’exemple précédent

II - LES METHODES D'ANALYSE DE POSTE :

Les méthodes les plus fréquemment utilisées sont les suivantes : L’observation, les entrevues avec le ou les titulaires des postes, les rencontres avec les spécialistes de l’analyse des postes, les questionnaires structurés ou non structurés, le journal, l’essai professionnel, les incidents critiques, la conférence technique.

1- L'observation:

Il s’agit d’observer visuellement ou par enregistrement toutes les phases d’un cycle complet des Taches à accomplir au cours d’une période précise (jour, semaine) mais les conditions de travail ainsi que le risques qu’il comporte.

On regarde faire un titulaire pour déceler les tâtonnements d'apprentissage et les erreurs fréquentes. Ainsi que les principales difficultés du travail. On essaye d'observer des titulaires expérimentés en essayant de ne pas les perturber.

L'observation continue est trop visible, encombrante et pourrait être source de biais. Plus intéressant d'effectuer une observation par sondage c'est à dire l'on passe à des fréquences irrégulières en décalant les périodes d'un jour à l'autre. A chaque passage, on enregistre les comportements perçus. Ainsi au bout d'un certains nombres de passages, on pourra reconstituer l'image du poste.

 La première méthode : L’analyste observe le comportement de l’individu pendant qu’il accomplit son travail au cours d’une période globale ; il enregistre ses observations sur les activités du titulaire du poste, ensuite à la fin il effectue une entrevue avec l’occupant du poste qui essaie de clarifier certaines activités qui pourraient ne pas être claires chez l’analyste.

 La deuxième méthode : l’analyste des postes procède à l’observation, l’enregistrement de ses observations et effectue ensuite l’entrevue avec le postulant pendant qu’il réalise son travail, et lui pose des questions sur certaines activités qu’il exerce.

2- Les entrevues avec le ou les titulaires des postes :

On organise des réunions avec plusieurs titulaires d'un même poste. Ces derniers s'échangeront les idées et on pourra par la suite recueillir un certain nombre d'informations. Lors de l’entrevue avec le titulaire du poste, l’analyste pose à l’employé une série de questions relatives aux Taches qu’il accomplit. La méthode de l’entrevue a comme principal avantage de favoriser les interactions entre le titulaire du poste, le superviseur et l’analyste. Toutefois, l’entrevue présente un inconvénient majeur : la qualité de l’information obtenue est largement tributaire des rapports qui s’établissent entre l’analyste et le titulaire du poste. Parmi les autres inconvénients, notons que cette méthode exige beaucoup de temps et qu’elle est déterminée par des facteurs subjectifs.

Cette méthode permet d’obtenir les informations nécessaires, d’aider l’analyste à débattre des différents aspects du poste. Cette méthode permet aussi aux travailleurs d’avoir une participation directe et ouverte, et l’analyste comprendra mieux le poste.

Néanmoins, cette méthode a des inconvénients car elle nécessite beaucoup d’effort et de temps, en plus elle peut mettre l’accent sur les éléments actuels du poste et néglige les aspects avenirs, parmi les inconvénients aussi, elle s’intéresse au titulaire du poste et non aux caractéristiques de ce dernier.

3- Le journal (Les notes prises par le titulaire du poste) :

Le salarié enregistre au jour le jour les Taches principales qu’il exécute durant une semaine voire un mois. On peut aussi demander au titulaire du poste de noter ses activités, à intervalles réguliers, dans un carnet ou un journal de bord ; les activités de chaque jour peuvent être consignées sur une ou deux pages .

Cette méthode relativement efficace pour décrire les postes comportant un long cycle de travail. Toutefois, son principal inconvénient vient de ce que le titulaire a tendance à énumérer ses activités plutôt qu’à exposer les résultats obtenus. De plus, le titulaire, s’il est laissé à lui-même ; risque d’omettre des renseignements importants.

4- Conférence technique :

Cette technique consiste à réunir un groupe d’experts qui rassemblera de l’information touchant un emploi précis et procédera immédiatement à la description des Taches. Souvent, nous trouvons dans cette méthode un bon niveau de précision et de complémentarité des données disponibles.

5- Les questionnaires :

Cette méthode consiste à faire remplir par le salarié un questionnaire portant sur les principaux aspects du travail (activités, équipements,) et les conditions. Une fois rempli il est avisé par le supérieur immédiat pour ajouter des observations et des commentaires utiles.

Les questionnaires sont fréquemment utilisés pour la collecte des données. Ils comprennent un ensemble de questions écrites qui couvrent des Taches, des responsabilités, des équipements utilisés, les facilités. Le titulaire répondra aux questions écrites. Le questionnaire constitue la méthode la plus fréquente pour la collecte des informations, vu sa facilité et son cout réduit. Il est considéré comme un outil efficace lorsque les postes à analyser sont clairs. Selon cette méthode, le titulaire du poste répond à une série de questions écrites, qui couvrent sa fonction, du point de vue Taches, ses responsabilités, les outils mis en oeuvre, et les facilités exigées.

L’inconvénient de cette méthode réside dans le fait que les données collectées sont parfois exagérées, par exemple, dans le cas de l’absence de communication entre l’analyste et le salarié, cette dernière donne des réponses erronées ou imprécises croyant que ceci influe sur le niveau de la fonction. Les réponses de certains sont parfois courtes et confuses. Parfois, il y’a des problèmes relatifs à l’interprétation des questions chez celui qui doit répondre au questionnaire et chez l’analyste aussi.

On recourt généralement à deux types de questionnaires : les questionnaires structurés et les questionnaires non structurés.

5.1- Les questionnaires structurés:

Dans les questions structurées on demande aux participants de cocher un élément dans une échelle de notation, d’encercler des réponses à choix multiples ou de remplir des espaces.

5.2- Les questionnaires non structurés:

Dans les questionnaires non structurés, les participants doivent donner des réponses complètes à des questions précises. Leur cout assez faible et la possibilité de traiter rapidement les donnes au moyen de l’ordinateur constituent les principaux avantages des questionnaires ; leur inconvénient majeur tient au caractère hautement subjectif des réponses.