LEÇON N° 01: LA GESTION PREVISIONNELLE DES RESSOURCES HUMAINES
PLAN DE LEÇON N° 01 :
I- NOTION DE LA GESTION PREVISIONNELLE DES RESSOURCES HUMAINES « GPRH »
1- Définition de la GPRH (gestion prévisionnelle des ressources humaines)
2- Objectifs de la GPRH (gestion prévisionnelle des ressources humaines)
II- LE PROCESSUS DE LA GESTION PREVISIONNELLE DES RESSOURCES HUMAINES
1- L’analyse des données en vue des prévisions d’offre et de demande de ressources humaines
2- Les prévisions concernant la demande de ressources humaine (besoins aux ressources humaines)
3- Les prévisions concernant l’offre interne de ressources humaines (offre actuel et prospectif)
4- Comparaison des écarts entre l’offre et la demande et la formulation des objectifs en matière de la gestion prévisionnelle des ressources humaines
5- L’élaboration d’un plan d’action
6- Le contrôle et l’évaluation de la gestion prévisionnelle des ressources humaines
I- NOTION DE LA GESTION PREVISIONNELLE DES RESSOURCES HUMAINES « GPRH »
1- Définition de la GPRH (gestion prévisionnelle des ressources humaines) :
La première définition :
La planification des ressources humaines regroupe l’ensemble des activités permettant aux dirigeants d’une organisation d’identifier, analyser, évaluer et prévoir les besoins en effectifs humains qui répondront à la fois aux objectifs de l’organisation et aux objectifs particuliers des salariés, à travers des stratégies à court, moyen et long termes.
La deuxième définition :
La gestion prévisionnelle des ressources humaines, qui est aussi appelée la planification des ressources humaines comprend l’ensemble des activités qui permettent à une organisation de disposer des ressources en compétentes nécessaires, et cela au moment où elle en a besoin. Elle correspond au processus de planification des effectifs, dans la mesure où l’organisation dresse le bilan de la structure démographique des ressources humaines pour réaliser une prospective à moyen terme , le plus souvent à horizon de deux (02) à Cinq (05) ans.
La troisième définition :
La gestion prévisionnelle du personnel (GPP) est un outil au service de la gestion des ressources humaines. Elle consiste la projection pour le moyen et le long terme des besoins et des ressources en personnel d’une organisation.
La quatrième définition :
La Gestion prévisionnelle des ressources humaines est une technique, ou un outil utilisé par la fonction de gestion des ressources humaines dans l'entreprise afin de prévoir et d'estimer les besoins de l'organisation ou de l’entreprise des ressources humaines en quantité et en qualité à moyen et à long terme.
La prévision est divisée en deux (02) types : prévision quantitative et prévision qualitative.
- La prévision quantitative : quels effectifs pour demain ?
Nous nous trouvons au coeur des études prospectives avec une projection qui traduit les choix de structure et de compétences et permet de préparer l’affectation des individus sur les postes.
- La prévision qualitative : quelles compétences et quels métiers pour demain ?
Cette prévision est évidement préalable à tout effort de projection des effectifs .Elle concerne une réflexion sur les métiers dont l’entreprise aura besoin demain et sur les compétences permettant de faire face à ces besoins.
2- Les objectifs de la gestion prévisionnelle des ressources humaines :
L'objectif principal de la fonction « Gestion Prévisionnelle des Ressources Humaines » est la recherche d’écarts existants dans ces ressources humaines entre deux (02) cas ou deux (02) situations, et l'analyse de ces écarts permet de les minimiser. Autrement dit, essayer de prévoir les besoins prospectifs aux ressources humaines en qualité « les compétences » et quantité « le nombre » c’est –à-dire la demande de ressources humaines d’une part et la comparer à ce qui pourrait être disponible au niveau de l’entreprise en future et ce qu’en appelle l’offre de ressources humaines en qualité et quantité à moyen et long termes.
D’autres objectifs de GPRH :
- Définir la situation actuelle des ressources humaines dans l’organisation en détail, afin de contribuer à la visualisation de l’image réelle de la force de travail actuel distribuée à travers les niveaux administratifs et les différents départements fonctionnels.
- Identifier les sources d’attirance des ressources humaines puis l’étudier et l’évaluer pour démontrer la meilleure méthode conforme aux conditions de l'organisation et de ses besoins.
- Identifier les problèmes qui font face aux processus de planification des ressources humaines et qui limitent l’utilisation efficace de la force de travail.
- Fournir des propositions et des solutions scientifiques aux problèmes de planification des ressources humaines.
- Prévoir les effectifs, les niveaux et les structures de ressources humaines nécessaires pour les différentes activités au futur ce qui couvre notamment les extensions et les remplacements pendant cette période.
- Élaborer des politiques et des programmes liés au recrutement et au développement des ressources humaines.
- Entretenir les ressources humaines pour accroître leur productivité et pour assurer le psychosocial et la santé de ces ressources.
- Equilibre de l’offre et de la demande des ressources humaines et en assurer le développement continu.
- S’assurer que la capacité de production peut soutenir les objectifs organisationnels.
- Coordonner les activités de ressources humaines nécessaires à l’équilibre de l’offre et de la demande de ressources humaines.
- Accroître la productivité de l’organisation.
II- LE PROCESSUS DE GESTION PREVISIONNELLE DES RESSOURCES HUMAINES :
La gestion prévisionnelle des ressources humaines détermine le besoin en main–d’oeuvre d’une organisation, soit l’offre et la demande de ressources humaines, au cours d’un processus en six (06) étapes:
1- Étapes N°01 : L’analyse des données en vue des prévisions d’offre et de demande de ressources humaines
La première étape du processus de gestion prévisionnelle de la main-d’oeuvre consiste à analyser les objectifs de l’organisation, son secteur d’activité, sa structure, sa productivité et les facteurs environnementaux qui risquent d’entraver la bonne marche du processus ou qui sont susceptible de la favoriser.
Elle consiste à l’analyse des objectifs de l’organisation, son secteur d’activité, sa structure organisationnelle, sa productivité et ses facteurs de l’environnement interne et externe. Les sources de données sont divisées en deux (02) sources: sources internes et sources externes.
1.1- Les sources internes :
a- Les données de la structure organisationnelle actuelles: la structure organisationnelle de l’organisme sert à déterminer l’ensemble d’administrations et divisions (départements), et fournit des données sur les fonctions existantes actuellement dans l’entreprise.
b- Les données sur les ressources humaines actuelles de l’entreprise: les données peuvent être classées de plusieurs façons, mais en général les employées peuvent être classifiés et distribués, par exemple, comme suit:
- La répartition des travailleurs existants pendant les périodes précédentes pour en apprendre davantage sur l'évolution de leur nombre et leur type.
- La répartition des travailleurs par type d'emploi ou de spécialité.
- La répartition du personnel selon les administrations et divisions ou filières pour déterminer l'équilibre existant.
- La répartition des travailleurs par âge, sexe, qualification académique... etc.
c- Les données sur l’activité principale de l’entreprise et son niveau de production:
Les organisations travaillent dans un environnement particulièrement complexe, qui change constamment, ce qui affecte directement leurs secteurs principaux d’activités qui déterminent leurs capacités de développement. Ainsi les organisations doivent adopter et inclure de nouvelles techniques et de nouveaux styles de productions. Elles doivent aussi exposer des gammes de produit et de services sur le marché, ce qui permettre de fournir de différents postes de travail.
1.2- Les données externes :
Les responsables de planification des ressources humaines doivent être informés sur l’ensemble des changements environnementaux qui entourent l’entreprise, car ces changements ont un effet sur l’établissement de la structure des ressources humaines (catégories et effectifs).
a- Les données sur le marché de travail:
Le marché du travail est la source de l’entreprise en ses besoins en ressources humaines, Et les conditions de l'offre et de la demande dans le marché affecte sa capacité à obtenir ses besoins en main-d'oeuvre.
Il est nécessaire de connaître certaines données comme : le nombre des spécialités, les salaires et les coûts de main-d'oeuvre disponible sur le marché du travail, le déficit ou l'excédent courant dans les diverses spécialités et les perspectives d'avenir de la structure de l'emploi disponible sur le marché.
b- Les données sur la politique de l’emploi au niveau de l’Etat:
La politique de l'emploi est l’ensemble de lois et législations adopté par l'État pour réglementer (organiser) l'utilisation ou l'exploitation de la main-d’oeuvre. Elle inclue par exemple, le nombre d'heures de travail, les conditions de travail, les salaires versés aux travailleurs, les méthodes de recrutement, l'assurance sociale et d'autres services,… etc. Toutes ces législations ont un impact sur la politique de l'emploi de l'entreprise.
c- Les données sur la politique de l’éducation et la formation au niveau de l'Etat :
Les politiques éducatives menées par l'Etat et mises en oeuvre par les différents établissements d'enseignement ont un grand impact sur le marché du travail, en termes de type des spécialités et l’effectif disponible pour chaque spécialité. Il est connu qu’une partie du besoin en spécialités des différentes entreprises est formée à leur niveau, à travers des programmes de formation préparés par ces entreprises, l'autre partie est préparée dans diverses universités et instituts d'enseignement et centres de formation.
2- Étapes N°02: Les prévisions concernant la demande de ressources humaines
Il existe une grande variété de méthodes de prévision, à la fois simples et complexes, permettant d’évaluer la demande des ressources humaines d’une organisation.
Deux (02) techniques de prévisions sont généralement utilisées pour estimer la demande des ressources humaines. Ce sont les prévisions raisonnées et les projections statistiques traditionnelles.
a- Les prévisions raisonnées:
Les prévisions raisonnées sont établies sous la supervision d’experts. C’est une méthode de prédilection pour évaluer la demande de ressources humaines. Les estimations sont faites par les cadres supérieurs de chacun des services, en partant du niveau le moins élevé au plus élevé, de façon que les résultats soient les plus précis possible.
Examinons deux (02) méthodes de prévisions raisonnées: la technique Delphi et la technique du groupe nominal.
- Technique Delphi:
La technique Delphi est un procédé particulièrement efficace e. Elle consiste à regrouper un grand nombre d’experts qui font leurs prévisions à tour de rôle et formulent des hypothèses concernant la demande de ressources humaines. Un intermédiaire est ensuite chargé de faire parvenir ces prévisions aux autres membres du groupe afin que ceux-ci les évaluent et les commentent. On procède ainsi jusqu'à l’obtention d’un certain consensus. Celui–ci peut aboutir aussi bien à des données très précises qu’à des fourchettes de prévisions, selon les positions des experts engagés dans le processus.
- La technique du groupe nominal:
La technique du groupe nominal est une méthode similaire. Dans ce cas, un certain nombre de personnes sont regroupés autour d’une table, et chacun note ses idées et suggestions. Après avoir réfléchi pendant 10 à 20 minutes, les personnes expriment à tour de rôle leurs idées au groupe. Tout au long de la rencontre, les idées sont inscrites sur de grandes feuilles de papier de façon que chaque personne puisse s’y référer facilement à tout moment.
b- Les projections statistiques:
Les projections statistiques les plus courantes sont l’analyse de régression linéaire simple et l’analyse de régression linéaire multiple.
- L’analyse de régression linéaire simple:
Selon l’analyse de régression simple, les prévisions concernant la demande de ressources humaines se fondent sur la relation entre deux (02) variables ; le niveau de l’emploi dans une organisation et un facteur lié à l’emploi, par exemple les ventes. S’il est possible d’établir une relation précise entre le niveau des ventes et le niveau de l’emploi, les prévisions concernant les ventes peuvent elles mêmes servir à faire des prévisions concernant l’emploi.
- L’analyse de régression linéaire multiple :
Est une extension de l’analyse de régression linéaire simple. Plutôt que d’établir une relation entre le niveau de l’emploi et un facteur lié à l’emploi, on utilise concurremment plusieurs variables.
3- Étape N°03: Les prévisions concernant l’offre de ressources humaines
Bien que les prévisions de l’offre de ressources humaines puissent être établies à partir de sources d’informations internes et externes, ce sont généralement les renseignements provenant de sources internes qui sont les plus accessibles et les plus déterminantes. Comme pour la demande de ressources humaines, les deux (02) méthodes de base, les prévisions raisonnées et les projections statistiques permettent d’établir les prévisions de l’offre de travail interne. Une fois celles-ci établies, on peut les comparer visant, entre autres, à trouver les meilleures ressources et à équilibrer les prévisions de l’offre et de la demande. Cependant, la plupart de ces prévisions se font à court terme ; elles servent à contrôler les coûts et à satisfaire aux exigences budgétaires. Les prévisions établies pour une période de cinq (05) ans sont utilisées à des fins de planification stratégique, de planification des installations et de remplacement des cadres.
Les questions auxquelles il faut répondre pour prévoir l'offre actuelle et future des ressources humaines sont les suivants:
- Combien de personnes existent actuellement dans chaque catégorie professionnelle ?
- Combien de personnes qui se seront maintenus dans leurs postes ?
- Combien de personnes qui vont changer leurs postes au sein de l'organisation ?
- Combien de personnes quittent leur poste d’emploi au sein de l'organisation ?
- L’identification qualitative et quantitative de l’offre de ressources humaines (emplois) étant réalisée ; il est nécessaire d’établir en parallèle un état de population salariées disponible (ressources) et un aperçu de son évolution probable à l’horizon donné. L’analyse quantitative : Il s’agit , dans un premier temps , de produire une base de données faisant apparaitre les principales caractéristiques de la structure démographique des déférents population de salariées de l’entreprise ( effectifs par catégories , pyramide des âges , pyramide des anciennetés , maitrise de formation …) ainsi ; que les principaux flux de personnes dans les déférents types d’emplois ( taux de départs, turn-over , durée moyenne d’affectation dans une poste , taux de promotion …). L’analyse de l’offre interne des ressources humaines dans chaque organisation comprend :
- L’analyse quantitative: Consiste à analyser les données démographiques de recensement des travailleurs dans l’organisation et leur répartition selon l’âge en utilisant la pyramide d’âges, d’expérience professionnelle, de sexe et de classification professionnelle ( effectifs d’exécution, effectifs de contrôle et les cadres) et à étudier les taux d’évolution des travailleurs.
- L’analyse qualitative: ce qu’on Appelle l’analyse des compétences acquises par les ressources humaines de l’entreprise et est une analyse du type des compétences et des postes de travail disponibles actuellement au niveau de l’entreprise, en faisant correspondre les travailleurs avec des modèles préparés à cet effet. Donc, Les superviseurs doivent examiner l'exactitude et l'exhaustivité de cette analyse.
Et tels rapports contiennent une liste complète des travailleurs par noms, niveau éducatif, formation, prés requis, fonction actuelle, niveau de performance (le rendement), salaires, langues, capacités, relations, compétences spécialisées…etc.).
L’organisation utilise plusieurs méthodes pour analyser le taux des ressources humaines disponibles telles que :
Absentéisme : l’absence indique la situation de l’incapacité ou de la réticence de l’individu à rejoindre le travail. L’absentéisme est un phénomène complexe qui est généralement interprété par l’aliénation de l’individu à travailler et il a plusieurs et différentes raisons ce qui exige une étude détaillée des causes réelles derrière l’absence selon chaque cas, chaque absent et chaque sexe…etc.
Taux de roulement d’effectifs: indique la rotation du personnel à l’entrée et à la sortie du l’entreprise, ce mouvement est considérée comme une preuve de la stabilité et l’instabilité du travail au niveau de l’entreprise. Le mouvement excessif est indésirable et très coûteux.
4- Étape N°04: Les écarts entre l’offre et la demande et la formulation des objectifs en Matière de gestion prévisionnelle des ressources humaines
La quatrième étape de la gestion prévisionnelle des ressources humaines, illustrée dans la figure n°01, consiste à formuler les objectifs inhérents au processus de planification. La formulation des objectifs doit tenir compte des besoins de l’organisation en matière d’effectif et de compétences qu’on a décidé en comparant la demande et l’offre de main d’oeuvre. Il s’agit d’une étape cruciale. Puisque les objectifs serviront à déterminer les pratiques, les politiques et les programmes de gestion des ressources humaines qu’on choisira afin de combler les écarts et d’assurer à l’entreprise une main-d’oeuvre compétente et disponible en temps voulu. Il ne faut pas oublier que les objectifs doivent être conformes aux orientations stratégiques de l’organisation et les refléter. Une participation efficace du service des ressources humaines à la formulation des objectifs et à la préparation des plans d’action témoigne indéniablement de l’existence d’un lien réel entre la politique générale de l’organisation et la politique en matière de ressources humaines.
Les trois (03) cas de déséquilibre quantitatif ou qualitatif entre l’offre et la demande de ressources humaines sont :
- Equilibre (quantitative et qualitative) de RH : l’offre = demande, c’est la situation idéale ;
- Excédent (quantitative et qualitative) de RH : l’offre supérieure à la demande.
- Déficit (quantitatif et qualitatif) de RH : l’offre inférieure à la demande.
RH : (ressources Humaines).
5- Étapes N° 5 : L’élaboration d’un plan d’action
La cinquième étape du processus de gestion prévisionnelle des ressources humaines est la suite logique des quatre (04) premières étapes. Lorsque l’évaluation des besoins en main d’oeuvre est achevée, il est nécessaire de concevoir des programmes visant à combler ces besoins. Ces programmes visent soit à accroître l’offre de ressources humaines (lorsque les prévisions établies à partir de la première étape montrent que la demande excède l’offre), soit à réduire le nombre d’employer au service de l’entreprise (lorsque les prévisions indiquent que l’offre excède la demande).
5.1- Les programmes visent à gérer le déficit en main d’oeuvre :
Lorsque l’offre interne de main-d’oeuvre ne répond pas à la demande future, le service des ressources humaines doit élaborer des programmes pour faire face à cette situation. Il existe plusieurs méthodes pour traiter une telle situation, y compris :
- Le recours aux heures supplémentaires ou encore l’embauche d’une main d’oeuvre temporaire. Certains employeurs auront recours à la sous-traitance (lorsqu’elle n’est pas interdite par la convention collective en vigueur) de manière temporaire ou permanente.
- Accroissement du temps de travail.
- Les vacances de postes offrent également des occasions de mobilité horizontale ou verticales pour les employés. Ainsi une bonne gestion de la performance des employées permettra de déceler les personnes qui ont la capacité d’occuper des postes plus élevés dans la hiérarchie ou de changer de filière professionnelle. Il faut cependant noter que la mobilité interne ne comble pas les besoins en main-d’oeuvre, mais qu’elle permet de libérer des postes d’entrée qui sont généralement plus faciles à pouvoir par le recrutement. Par ailleurs, les employées de l’organisation admissibles à l’une ou l’autre forme de mobilité verront leurs efforts reconnus. Dans un contexte de vieillissement de la main-d’oeuvre, des stratégies de maintien des employés d’âge mur sont à envisager, car de cette manière les organisations peuvent compter sur des employés expérimentés et veiller au transfert des connaissances.
5.2- Les programmes visant à gérer les excédents de main-d’oeuvre :
Une situation économique difficile, ou encore l’introduction de nouvelles techniques, contraint les entreprises à réduire leurs effectif. Les organisations doivent donc se préoccuper des conséquences néfastes de cette situation sur les employés et tenter de les limiter. Elles peuvent procéder à la planification du personnel excédentaire, cette étape de la planification des ressources humaines les amènes à se défaire de la main d’oeuvre dont elles n’ont plus besoin. Dans telle situation où, les organismes utilisent des méthodes et des politiques pour régler le problème de déficit de ressources humaines, dont :
- Réduire les heures du travail supplémentaires ;
- Retraite anticipée ;
- L’incitation au départ volontaire ;
- Le recyclage et la mutation ;
- Limiter le recrutement.
5.3- L’élaboration de nouvelle structure organisationnelle:
Le planificateur des ressources humaines prend part à l’élaboration de la structure organisationnelle, laquelle doit servir les objectifs de planification et de programmation permettant d’attirer, de retenir et de motiver les employés. Cependant, il semble qu’actuellement ; les structures organisationnelles ne soient pas toujours adaptées à la situation. En effet, les nombreux changements sociaux intervenus tout particulièrement dans le système de valeurs de la main-d’oeuvre ont sérieusement ébranlé les relations traditionnelles entre les organisations et leurs membres. Cette situation a engendré au sein des organisations une crise qui ne peut être résolue que par la mise en place des nouvelles structures organisationnelles que nous avons passées en revue dans le chapitre 3. Les nouvelles formes d’organisation du travail tendent à donner plus de latitude aux employés, sont plus enclins à respecter leur qualité de vie et permettent leur épanouissement au travail.
On peut résumée les déséquilibres affectant les effectifs et leurs régulation :
Tableau 01 : Les Déséquilibres Affectant Les Effectifs Et Leurs Régulations
Étape N° 06: Le contrôle et l’évaluation de la gestion prévisionnelle des ressources humaines
Le contrôle et l’évaluation des programmes de planification sont la dernière étape du processus de gestion prévisionnelle des ressources humaines.
Cette étape est essentielle à évaluer l’efficacité de la planification des effectifs ; et à prévenir correctement le besoin aux ressources humaines.
Plus précisément, on peut évaluer les activités de gestion prévisionnelles des ressources humaines en examinant la manière dont les organisations attirent efficacement de nouveaux élément, gèrent les pertes d’emploi et s’adaptent à l’évolution des facteurs environnementaux. Puisque les prévisions constituent une bonne part de ce type de planification, on peut évaluer celle-ci en établissant dans quelle mesure les prévisions se rapprochent de la réalité (compte tenu des besoins particulières de la gestion des ressources humaines ou des tendances environnementales particulières). La justesse des prévisions est ici d’une grande importance, puisque leur invraisemblance pourrait entrainer l’échec de la planification sur une échelle plus large. Mentionnons un autre critère à partir duquel on peut évaluer la gestion prévisionnelle de ressources humaines : la pertinence du choix des outils utilisés pour établir le lien entre la planification des effectifs et les objectifs généraux de l’organisation.
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